Los grabadores de llamadas son útiles en muchas situaciones. Una grabadora de teléfono es ideal cuando se lleva a cabo una teleconferencia interna entre miembros de la oficina, cuando se habla con un cliente o simplemente cuando se desea grabar una conversación con un amigo o familiar. A lo largo de los años, una serie de diseños para la grabadora de llamadas se han vuelto comunes, algunos son ideales para uso doméstico y otros mejores para entornos de oficina. Considerar el diseño, el costo y la función son los puntos principales a considerar cuando necesita comprar la grabadora adecuada para sus necesidades.
Con diseño, hay varias opciones. La grabadora de llamadas adecuada para usted puede ser una grabadora de teléfono simple equipada para reproducción continua. Con este tipo, comienza manualmente el proceso de grabación y continúa hasta que detiene la grabación. Una grabadora de llamadas de este tipo es ideal para grabar conversaciones o discusiones con clientes, o incluso para usar en una llamada de conferencia.
La grabadora telefónica electrónica también está disponible en modelos que se activan por voz. Este diseño es ideal para propósitos de monitoreo continuo, ya que la grabación no se activa a menos que haya algo que registrar. Si la idea es grabar todas las llamadas entrantes en su línea comercial, esta opción suele ser una excelente opción. La mayoría de las grabadoras de reproducción continua y activadas por voz contemporáneas se conectan al teléfono con facilidad y utilizan la memoria electrónica para grabar y preservar las grabaciones.
También es posible comprar grabadoras telefónicas pequeñas. Usados principalmente en el hogar, estos requieren el uso de un microcassette, que es simplemente una versión más pequeña de la antigua tecnología de casetes de audio de la última mitad del siglo XX. Las grabadoras de este tipo están limitadas por la cantidad de cinta en el casete, pero por lo general pueden grabar desde una hora hasta noventa minutos sin problemas. Un inconveniente es que muchos modelos requieren detener el proceso de grabación y voltear la cinta para poder utilizar toda la duración de la grabación.
Para las personas que realizan llamadas telefónicas utilizando software de computadora, existen grabadoras y el software adjunto que se conectan directamente al sistema. Generalmente conocido como Voz sobre Protocolo de Internet o grabadora de VoIP, una grabadora de llamadas de este tipo funciona fácilmente como un registrador de llamadas y una grabadora, creando un registro de datos permanente de cualquier llamada entrante o saliente. Las grabadoras de este tipo tienen una gran capacidad, y algunos modelos incluso almacenarán los archivos de grabación de datos en el disco duro de su computadora, haciendo que la recuperación sea extremadamente fácil.
Junto con la función y el diseño, el costo también es una consideración importante. Para uso casual, es probable que una grabadora de llamadas básica funcione bien. Sin embargo, si la idea es asegurar una grabadora para su uso en un entorno empresarial, se requiere algo más sólido. Querrá una grabadora que también funcione como un monitor de línea telefónica y active la función de grabación tan pronto como se conecte una llamada, así como una que permita un fácil almacenamiento y recuperación de las grabaciones. Tenga en cuenta que cuantas más funciones necesite, mayor será el precio de la grabadora. El costo adicional valdrá la pena para su empresa, ya que existe una buena posibilidad de que una grabadora de llamadas de buena calidad dure años antes de necesitar reemplazo.