Un administrador de información personal es un administrador de registros electrónicos, el tipo de sistema de archivo para llevarlo con usted que los ejecutivos de ayer desearían tener en la palma de la mano. El PIM, como lo define su acrónimo, puede ser tan simple como una aplicación de software o tan complejo como un dispositivo completo.
Las versiones comunes del software de administración de información personal incluyen Microsoft Outlook y Entourage, que son principalmente programas de correo electrónico, pero también pueden proporcionar servicios como libretas de direcciones, calendarios, recordatorios y seguimiento y almacenamiento de datos. Otro tipo de PIM controlado por software es la versión en línea que ofrece Yahoo !, entre otros. Aquí encontrará el mismo tipo de servicios que ofrecen los productos de Microsoft, junto con ciertas características distintivas como música, películas y juegos. Microsoft ofrece su propia versión a través de la red MSN. De esta forma, los teléfonos móviles simulan máquinas preparadas para Internet.
La ventaja de un administrador de información personal en línea es la portabilidad: puede acceder a su información incluso si no se encuentra cerca de su PC principal; esto también le permite sincronizar su información entre dispositivos, lo que permite, por ejemplo, la transferencia de datos de PC a computadora portátil o de computadora portátil a PIM de mano. La desventaja de un PIM en línea es que requiere una conexión a Internet, lo que significa que la transferencia de datos es imposible si se encuentra fuera de una zona cableada o Wi-Fi.
Los PIM portátiles vienen en una variedad de funciones. Algunos de los más básicos en estos días son los teléfonos móviles, que se parecen cada vez más a portátiles en miniatura. Junto con las presencias en línea más grandes, muchos fabricantes de teléfonos móviles ofrecen paquetes de software que permiten la funcionalidad del administrador de información personal sobre la marcha como nunca antes se había visto. Algunos de estos PIM de teléfono tienen teclados, que son bastante pequeños pero aún pueden funcionar tan bien como una versión de tamaño completo en una computadora portátil o de escritorio. Los fabricantes de teléfonos a veces hacen todo lo posible para ocultar el teclado, insertándolo en cierta parte del teléfono, como la parte inferior de la interfaz, o instalándolo en la parte superior de un teléfono plegable.
El administrador de información personal de mano más tradicional es el PDA o asistente de escritorio personal. Este suele ser un dispositivo que es más grande que un teléfono móvil e incluye un teclado y un puerto de datos para conectarse a una PC. Uno de los PDA más conocidos es el Blackberry. Otro es el Palm Pilot. Estos PDA tradicionalmente tienen más funcionalidad y memoria que los teléfonos móviles.
Todos estos dispositivos no solo le permiten llevar los archivos de su oficina, sino que también le permiten acceder a ellos, si es necesario, sin depender de una conexión tradicional a Internet. Gracias a la magia de la tecnología satelital, ahora puede navegar por la Web sin cables e incluso sin Wi-Fi. El administrador de información personal actúa como punto de acceso.