Si bien algunos pueden sorprenderse al saber que incluso existe una máquina para abrir cartas, el hecho es que muchas grandes corporaciones consideran que los dispositivos son esenciales para mantener una tarea comercial importante avanzando a una velocidad productiva.
La función elemental de todas las máquinas de abrir cartas es exactamente lo que su nombre implica. En pocas palabras, el dispositivo permite un enfoque fácil y con las manos libres para la tarea de abrir cartas. Generalmente, los modelos más grandes tienen una bandeja donde se inserta el correo sin abrir. El abrecartas automático alimenta los artículos a través del proceso, con la tecnología ya sea atravesando el doblez superior del sobre o utilizando un dispositivo similar a un abrecartas tradicional para abrir el sobre. Una vez abiertos los sobres, el correo se deposita en otra bandeja, donde los artículos abiertos pueden pasar a la siguiente parte del proceso de clasificación.
Básicamente, las máquinas de apertura de cartas aportan dos cosas al proceso de gestión de una empresa. Primero, toman una tarea necesaria y automatizan el proceso, completando el trabajo en una fracción del tiempo que tomaría hacerlo a mano. Tenga en cuenta que hay modelos que pueden abrir hasta 36,000 sobres en una sola hora. El tiempo adicional para dedicarlo a otras tareas esenciales significa una mayor productividad en general. En segundo lugar, estas máquinas le ahorran dinero a la empresa. La mano de obra que habría pasado al proceso de manipulación del correo con un bastón y varios abrecartas de plástico o metal se vuelven obsoletos. Los ahorros se pueden reinvertir en el negocio para cualquier cosa, desde la expansión hasta más beneficios para los empleados.
Por supuesto, las máquinas de apertura de cartas requieren un asistente. Además, el correo debe ordenarse por tamaño. Si bien más máquinas de alta tecnología manejarán la clasificación por tamaño y colocarán los sobres abiertos en una serie de bandejas según el tamaño y el peso, la mayoría de los modelos de precio económico en el mercado hoy en día requerirían que alguien clasificara manualmente por tamaño. El peso del papel también es un factor, aunque casi todas las máquinas de apertura de cartas tendrán formas fáciles de permitir el procesamiento de paquetes de varios pesos.
Para grandes cantidades de correo, las soluciones de alimentación automática son imprescindibles. Sin embargo, existen modelos de sobremesa más pequeños que también funcionan con un solo proceso de alimentación. Gran parte de la decisión sobre qué tipos de máquinas de apertura de cartas comprar dependerá del tamaño de la organización y de cuántos departamentos diferentes trabajarían con una sola máquina.