El seguimiento del conocimiento de embarque se utiliza para proporcionar el estado actual de los envíos enviados por barco, tren de carga, transporte aéreo y terrestre. Las empresas y las personas utilizan sistemas de seguimiento para verificar si un envío ha llegado a su destinatario previsto o para recuperar la hora estimada de llegada. La mayoría de los sistemas de seguimiento son impulsados por servidores de bases de datos computarizados, dispositivos de escaneo portátiles y herramientas de estado basadas en la web. El conocimiento de embarque se puede rastrear mediante un número de conocimiento de embarque (BL), número de contenedor, nombre de embarcación o número de reserva.
El BL o número de envío es uno de los tipos de seguimiento del conocimiento de embarque más utilizados. Este número generalmente lo asigna una computadora cuando se genera una factura de envío. El número está incluido en la etiqueta de envío y puede mostrarse visualmente como un código de barras escaneado por computadoras de mano. Cada vez que el envío pasa por un centro de distribución o se coloca en un vehículo de transporte, se escanea el código de barras para proporcionar una actualización.
Las compañías navieras y los transportistas suelen utilizar un número BL como una forma de otorgar a un solo envío o paquete un identificador único. Cuando los productos se solicitan y envían a granel, se pueden agrupar en contenedores separados. Por ejemplo, las autopartes pueden transportarse en un barco de transporte programado para entregar varios contenedores en un puerto. Una red de cadena de suministro a menudo puede determinar cuándo llegará el pedido de un cliente al rastrear el número de contenedor al que están asignados los productos.
Los bienes y envíos también pueden ser rastreados por el transportista o el nombre del vehículo. Con este tipo de seguimiento del conocimiento de embarque, se utiliza el nombre o número del vehículo que transporta un grupo particular de envíos. Por ejemplo, se puede ingresar el nombre de un barco o un número de vuelo en el sistema de seguimiento para obtener un estado actual. La mayoría de los sistemas de rastreo computarizados muestran quién posee actualmente el envío, incluido el nombre del transportista y el número del operador del vehículo.
Los números de reserva son un tipo de seguimiento del conocimiento de embarque que se utiliza en determinados países y regiones. Son similares a un BL o número de seguimiento que identifica paquetes individuales. Los números de reserva y BL pueden contener una serie de números y letras y rara vez se reutilizan. Proporcionan una forma conveniente para que las empresas verifiquen que un destinatario recibió un pedido y evitan pérdidas financieras debido a reclamaciones por pérdida de bienes.
La mayoría de los transportistas ofrecen aplicaciones basadas en la web que permiten a los clientes verificar el estado actual de un envío en línea. Estas herramientas son una parte importante de un sistema de seguimiento del conocimiento de embarque, ya que generan automáticamente estados por número o nombre. Algunas empresas están comenzando a incorporar tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia) con sistemas de seguimiento de distribución, lo que amplía la idea de utilizar números de identificación únicos para rastrear la ubicación de los productos.