El software de facturación de código abierto es una opción viable para muchas pequeñas empresas y contratistas independientes, especialmente cuando se lanzan por primera vez y el dinero para el software es algo limitado. Estas soluciones de código abierto a menudo proporcionarán todas las herramientas necesarias para crear facturas básicas que se pueden imprimir y enviar a los clientes por correo postal o adjuntar a correos electrónicos como documentos. Al considerar las diferentes opciones para el software de facturación de código abierto, es importante considerar factores como la funcionalidad, la facilidad de uso y la capacidad de importar y exportar datos a otros sistemas con relativa facilidad.
Uno de los principales factores a tener en cuenta con cualquier aplicación de código abierto es la gama de funciones disponibles con el software. Idealmente, desea seleccionar un software de facturación de código abierto que le permita personalizar la plantilla, agregando información como el nombre de la empresa, una dirección «remitir a» e información de contacto. También desea utilizar una aplicación que simplifique el cálculo del monto adeudado. Por ejemplo, una herramienta de código abierto que le permite ingresar la cantidad y el precio por unidad en un artículo de línea y luego hacer que el software calcule el monto total de ese artículo es muy útil. Concéntrese en las aplicaciones que permiten la entrada fácil de detalles de artículos de línea, como descripciones de productos, y le permiten crear tablas para que los datos se puedan recuperar para su uso en una fecha posterior.
Algunas otras funciones incluidas en el software de facturación de código abierto se sumarán al valor del programa para su negocio. La capacidad de guardar la factura en un formato que los clientes puedan abrir con facilidad, al mismo tiempo que evita cambios en la factura por parte de personal no autorizado, es muy importante. Además, la aplicación debería permitirle crear perfiles de clientes que capturen información básica, como precios de diferentes servicios, nombres y direcciones de clientes e incluso direcciones de correo electrónico. Cuando este detalle está asociado con códigos específicos creados en el sistema, esto puede ayudar a reducir el tiempo de entrada de datos a medida que la información se recupera y se completa a medida que comienza a crear una nueva factura para ese cliente.
Junto con la funcionalidad, también desea un software de facturación de código abierto que permita ingresar datos fácilmente, sin la necesidad de seguir muchos pasos para completar una factura. El movimiento de un campo de plantilla al siguiente debe ser simple y fluido, permitiendo que los datos se ingresen a un ritmo eficiente. Idealmente, no debería llevar mucho tiempo crear una plantilla de factura, personalizar los campos y poder usar esa plantilla para crear facturas.
La capacidad de recuperar información de otras bases de datos y cargarla en el programa de software de facturación de código abierto también es una ventaja. Por ejemplo, la capacidad de interactuar con los datos de los clientes que se encuentran en una hoja de cálculo o en una base de datos de ventas significa minimizar la necesidad de crear perfiles de clientes e ingresar precios desde cero. Este aspecto puede ahorrarle mucho tiempo, especialmente si su negocio está comenzando a crecer y a adquirir un flujo constante de nuevos clientes. Con una serie de diferentes opciones de software de facturación de código abierto disponibles, las empresas comerciales más pequeñas pueden hacer fácilmente una lista de las características y funciones necesarias, y luego identificar al menos un par de aplicaciones de código abierto que satisfagan esas necesidades.