La clasificación de datos consiste en analizar y categorizar los activos de datos de una organización con el objetivo de determinar el acceso, el almacenamiento y la retención adecuados. Es una disciplina dentro del campo más amplio de la gestión de datos. Además, forma parte de la gestión del ciclo de vida de la información (ILM).
Como parte de ILM, la clasificación de datos ayuda a una organización a comprender varios aspectos de sus datos, que incluyen seguridad, requisitos legales y de cumplimiento, importancia comercial, necesidades de disponibilidad y su ubicación actual. Una vez que se han comprendido los diversos aspectos de los datos, se puede implementar una política adecuada para su seguridad y retención. El proyecto de clasificación debe ser realizado por los propietarios de procesos comerciales y los representantes legales y de cumplimiento en asociación con el departamento de tecnología de la información (TI). Aunque hay herramientas de software disponibles para ayudar en la recopilación y el análisis, el proceso de clasificación de datos es principalmente manual y puede llevar mucho tiempo.
Los datos se consideran de dos tipos: estructurados o no estructurados. Los datos estructurados generalmente se encuentran en bases de datos. A menudo es información específica de la organización, como registros de empleados, clientes y productos. Normalmente, no se puede acceder directamente a la información, pero se debe acceder a ella a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API). Los datos no estructurados se encuentran en documentos electrónicos o en papel, correos electrónicos u otros tipos de contenido de formato libre, que pueden incluir archivos de audio y video.
La clasificación de datos puede beneficiar a una organización de varias formas. Es posible que se requiera una prueba de la existencia de una política y el cumplimiento de la política para cumplir con las regulaciones gubernamentales sobre el manejo de datos financieros o confidenciales. Los requisitos de la ley tributaria son un ejemplo de estas regulaciones. La clasificación de datos puede beneficiar a una organización en el caso de un litigio legal, porque la clasificación de datos apropiada, junto con una política de ILM implementada, asegura que los datos requeridos por el litigio estén disponibles y que los datos extraños no estén disponibles. La organización puede protegerse de las acciones de los empleados descontentos o de los errores de los empleados clasificando y restringiendo adecuadamente el acceso a datos patentados, altamente confidenciales y de alto secreto.
Algunos otros beneficios de la clasificación de datos incluyen una reducción potencial en los costos de respaldo y almacenamiento porque los datos no se mantendrán más tiempo del necesario. Los medios de almacenamiento de datos también deben adaptarse a sus requisitos de disponibilidad. En otras palabras, los datos que se necesitan inmediatamente deben estar en un dispositivo de almacenamiento que permita acceder a ellos inmediatamente, como un servidor de red. Los datos que no se necesitan de inmediato se pueden almacenar en un dispositivo que no brinda acceso inmediato, como una cinta digital.
Además de cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento, comprender los datos puede generar otros beneficios importantes. La organización que ha analizado y clasificado sus datos podría ser capaz de extraer esta información de forma más eficaz para la toma de decisiones o con fines de marketing. Este uso más eficaz de los datos puede mejorar la rentabilidad.