El software de seguimiento del tiempo, también conocido como software de hoja de horas, es un tipo especializado de software de contabilidad que se utiliza para mantener hojas de horas para cada persona dentro de una empresa. El uso de software a menudo facilita que los empleados y la gerencia controlen su tiempo en el trabajo. Esto ayuda a mantener registros como el seguimiento del tiempo de compensación, el seguimiento del tiempo de vacaciones y el seguimiento de bajas por enfermedad con mayor facilidad.
Este tipo de software permite a los empleados ingresar su tiempo en el programa, donde puede ser aprobado o rechazado por supervisores o gerentes de proyecto. Hace que el proceso de seguimiento del tiempo de un empleado sea más rápido y más fácil, además de facilitar la programación de otros proyectos.
El software de seguimiento del tiempo viene en muchas formas. El software autónomo, por ejemplo, solo se puede utilizar para registrar hojas de horas y generar informes. Las empresas más pequeñas pueden encontrar que este es el único programa necesario para realizar el trabajo.
Para las empresas más grandes, existe un software disponible que se integra en un sistema de contabilidad. Este tipo de software de seguimiento del tiempo funciona con datos que se ingresan directamente en las cuentas de la empresa. La ventaja de este método es que el software de seguimiento se puede vincular a la nómina y agilizar esa parte del negocio. El software que está integrado en un sistema de facturación también se puede utilizar para generar facturas. Por lo general, lo utilizan contratistas y profesionales, como abogados, porque facilita la facturación del tiempo a los clientes.
Algunas versiones del software de seguimiento del tiempo están integradas en los sistemas de gestión de proyectos. De esta manera, el software se puede utilizar para ayudar a graficar el trabajo y el tiempo invertido en cada proyecto o tarea. Este tipo de sistema es utilizado por empresas que tienen grandes proyectos que pueden tardar muchos meses en completarse.
Si es necesario realizar un seguimiento del tiempo, es importante que el software se mueva tan rápido como la persona que lo usa. Además, los mejores programas permiten al usuario integrar sistemas, que van desde la facturación hasta el seguimiento de gastos y las listas de «tareas pendientes». El software de seguimiento del tiempo también debe permitir un seguimiento preciso del tiempo con informes flexibles. La mayoría de los sistemas permiten al usuario personalizar los informes determinando qué información es importante para un trabajo o proyecto en particular.
La información de progreso precisa puede ayudar a la persona o empresa a identificar áreas de preocupación, así como qué tareas tardan demasiado en completarse en un momento dado. En el caso del seguimiento del tiempo de los empleados, permite al usuario ver qué empleados están utilizando su tiempo de manera más eficiente y cuáles necesitan mejorar.