La gestión del ciclo de vida de la información es el nombre que se le da a las estrategias y políticas que utiliza una empresa para mantener y organizar la información digital. Es la evolución moderna de las estrategias utilizadas para gestionar datos físicos como los almacenados en papel, películas y otros medios físicos. Un dato pasa por cinco fases de gestión del ciclo de vida de la información. Estos son creación, distribución, mantenimiento, uso y disposición.
Con la gestión del ciclo de vida de la información, el movimiento y el almacenamiento de un dato determinado se controla desde el momento en que se crea hasta el momento en que deja de ser útil. Por lo general, esto ocurre en un contexto empresarial, aunque la gestión del ciclo de vida de la información también se puede utilizar para mantener datos para fines gubernamentales u otros. La política de gestión del ciclo de vida de la información de una empresa está dictada por los objetivos generales de la organización y está estrechamente vinculada a sus políticas generales de tecnología de la información.
El proceso comienza con la creación o recepción de una nueva información. Los datos pueden crearse internamente, como cuando un contador prepara un presupuesto para la organización, o pueden recibirse de alguien externo a la empresa. Esto puede incluir formularios, correspondencia o informes.
Luego se distribuye la información. A nivel interno, los datos se transmiten a los trabajadores y gerentes de la empresa que pueden necesitarlos para tomar decisiones políticas. Los datos también pueden distribuirse externamente a proveedores, clientes o accionistas.
A continuación, la información se puede utilizar para ayudar a tomar decisiones comerciales o guiar la política de la empresa. Durante todo el proceso de uso y distribución, la información debe mantenerse. El mantenimiento incluye archivar, recuperar y transferir la información. Para que la información sea útil, la empresa debe organizarla en una secuencia predeterminada y tener un sistema para administrarla. Los procesos para rastrear datos mientras están en uso también forman parte del paso de mantenimiento.
Finalmente, la información se somete a disposición. Esta es la política establecida para manejar información que se ha vuelto menos valiosa con el tiempo. A estos datos se accede con menos frecuencia y es posible que ya hayan cumplido con los requisitos de retención establecidos por las normas gubernamentales u organizativas.
En un sistema bien organizado de gestión del ciclo de vida de la información, los datos se mueven sin problemas a través de estos cinco pasos. Una excepción es cuando la empresa se ve envuelta en una acción legal. En este caso, algunos datos pueden congelarse o eliminarse del flujo de datos generales hasta que se pueda resolver la cuestión legal.