La mayoría de la civilización moderna se basa en la automatización de sistemas y el procesamiento informático. Cada dispositivo informático contiene archivos de datos que suelen utilizar aplicaciones individuales en la computadora. Un formato de archivo es la especificación definida sobre cómo se codificará un archivo para su almacenamiento en la computadora.
La codificación es la transformación de datos en un formato de archivo específico. Los archivos deben estar codificados antes de poder guardarlos en un dispositivo de almacenamiento de archivos. Este proceso de codificación es necesario para que un programa de software comprenda la información del archivo.
Una aplicación de procesamiento de texto es un programa de computadora diseñado para automatizar la escritura de documentos. Se utilizan caracteres especiales dentro de estas aplicaciones para capturar comandos como tabulaciones, sangría y tamaño de fuente. Estos caracteres especiales se codifican en un formato de archivo cuando se guarda el documento. Esta codificación hace posible que el software presente el documento con el mismo estilo en el que se guardó.
Normalmente, los formatos de archivo no son intercambiables entre aplicaciones de software. Cada proveedor de software crea un formato de archivo propietario para su aplicación de software específica. Esto hace que compartir archivos entre aplicaciones de software sea extremadamente difícil.
MP3 es un formato de codificación de archivos de audio digital que está ampliamente disponible en la actualidad. Este formato permite que los dispositivos de audio reproduzcan música. Al definir un formato estándar para audio digital, los archivos se pueden compartir fácilmente entre sistemas informáticos. La mayoría de los sistemas estéreo y de audio para automóviles modernos admiten el formato MP3.
Con la explosión de Internet, los formatos se han convertido en una sopa de letras habitual. Existe una amplia gama de formatos de archivos de video y audio disponibles en la actualidad. Estos formatos son necesarios para que las aplicaciones de software de video comprendan cómo transmitir un video a un monitor. Este enfoque no estándar de los formatos ha puesto la carga de la gestión de formatos en los usuarios de las aplicaciones.
Los archivos de fotografías y gráficos por computadora tienen diferentes formatos. Estos tipos de formato son únicos en función de la claridad y el tamaño del archivo que se guardará. El tamaño de archivo de una fotografía se basa en la claridad requerida para una fotografía. Una mayor claridad requiere un tamaño de archivo más grande para admitir la codificación de elementos de datos especiales necesarios para las fotos.
El cifrado es otra forma de formato de archivo. El cifrado de software es el proceso de transformar un conjunto de datos en un formato ilegible. Este formato solo se puede descifrar con una clave especial. El cifrado de software se utiliza normalmente para proteger los archivos confidenciales de la visualización no deseada.
No todos los formatos de archivo son propietarios. Hoy en día existen varios formatos de archivo abiertos disponibles en Internet. El uso de formatos de archivo abiertos facilita el intercambio de información entre computadoras.