Las empresas físicas y en línea utilizan software de facturación de código abierto para facturar a los clientes por los servicios y cobrar tarifas anuales o mensuales por las suscripciones. Muchas empresas utilizan software de facturación de código abierto para los ciclos de facturación, por lo que la capacidad de utilizar ciclos personalizados con cualquier monto en efectivo asociado permitirá que la empresa cree muchos paquetes de suscripción diferentes. Ser capaz de generar facturas automáticamente evitará que el administrador pase por el largo proceso de crear una factura completamente nueva, completarla con información y luego entregársela al cliente. Las herramientas de impresión y envío de facturas por correo electrónico permitirán al usuario proporcionar una versión electrónica o en papel de la factura al cliente. Las herramientas de recordatorio de prepago garantizarán que los clientes no se olviden de pagar a tiempo.
Los ciclos de facturación, especialmente para los propietarios de sitios web comerciales, permiten que una empresa cobre una tarifa de suscripción continua a un cliente. Para hacer un servicio de suscripción efectivo, en el que el cliente tiene varias opciones de ciclo diferentes, el software de facturación de código abierto debe poder crear ciclos personalizados, como un ciclo mensual, un ciclo semestral y un ciclo anual. El administrador también debería poder ingresar valores personalizados para cada ciclo, porque los ciclos anuales tienden a cobrar menos por mes que por un ciclo mensual.
Una factura no es el documento más difícil de crear, pero lleva más tiempo cuando se hace manualmente. Si el software de facturación de código abierto puede generar automáticamente una factura, esto facilitará el servicio al cliente sin tener que escribir toda la información para una factura. Para generar correctamente una factura, generalmente habrá campos de texto para que el administrador los complete, pero esto solo tomará unos segundos en lugar de unos minutos.
Una vez creada la factura, el administrador todavía tiene que entregar la factura al cliente. Dependiendo de si la empresa es física o en línea, se requerirá la entrega impresa o por correo electrónico. Algunas empresas físicas envían facturas por correo electrónico a clientes comunes y algunas empresas en línea imprimen y envían facturas por correo a otras empresas, por lo que el mejor software de facturación de código abierto debería permitir ambos métodos de entrega.
La mayoría de los clientes son buenos para pagar sus facturas durante un ciclo de facturación, pero algunos clientes pueden olvidar sus obligaciones. Para garantizar que los clientes no se olviden, una herramienta de recordatorio de prepago puede ayudar a la empresa a cobrar todo el dinero que se le debe. Esta herramienta envía un correo electrónico a los clientes recordándoles su factura de manera discreta.