El software de presentación de negocios incluye cualquier aplicación de software que permita a un usuario crear o mostrar una presentación de negocios. Esto se usa generalmente en salas de juntas o ensamblajes y puede incluir una amplia variedad de aplicaciones de software. Se pueden usar uno o más en cualquier presentación.
Uno de los tipos más comunes de software de presentación de negocios es la presentación de diapositivas. Muchas ediciones básicas de este tipo de software se encuentran estándar en la mayoría de las computadoras y permiten a los usuarios agregar imágenes, texto y sonido para demostrar un punto. Las fotos y los gráficos pueden incluir elementos como gráficos circulares y resultados de encuestas tomadas antes de la presentación.
Otros programas de software para presentaciones comerciales permiten a los usuarios crear todo en un solo lugar. Esto incluiría presentaciones de diapositivas, gráficos, cuadros y medios interactivos como videos y discos CD-ROM. A menudo, también es posible crear materiales adicionales, incluidos impresos y materiales de formación.
Los beneficios de usar un software de presentación de negocios especializado en comparación con la creación de una presentación desde cero tienen que ver principalmente con la apariencia del producto terminado y la facilidad con la que se puede hacer. Encontrar o hacer gráficos uno mismo e insertarlos en una presentación de diapositivas o en una impresión puede ser complicado y, si se hace incorrectamente, puede resultar cómico. Además, es muy fácil omitir diapositivas, agregar demasiadas diapositivas o mezclar las diapositivas para que aparezcan en el momento equivocado. El software de presentación empresarial prácticamente elimina estos riesgos.
En la mayoría de los casos, el software de presentación de negocios también presenta gráficos, plantillas y cuadros más impresionantes que los que el empleado promedio podría crear desde cero. Esto permite a los profesionales de negocios ofrecer presentaciones más efectivas con imágenes y texto atractivos; un punto que es especialmente importante cuando se está dirigiendo a clientes potenciales o compradores de un bien o servicio.
Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse del uso de software de presentación de negocios y, del mismo modo, hay una gran cantidad de opciones de programas con etiquetas de precios igualmente variadas. El software básico de presentación de diapositivas se puede descargar de sitios de shareware de forma gratuita, pero se limita a los gráficos y fotos que el creador de la presentación tiene a mano. Es posible que esto no suponga un problema para empresas más pequeñas o presentaciones muy sencillas.
El software de presentación comercial que incluye gráficos, fotos, plantillas y otros elementos más llamativos puede costar desde unos pocos cientos hasta unos miles de dólares estadounidenses, según el fabricante del software y los usos potenciales del mismo. Estas opciones más caras generalmente demuestran ser una inversión inteligente para las empresas con más dinero en juego en una presentación eficaz. Antes de destinar el dinero a uno de estos programas, es una buena idea comparar precios, obtener referencias de colegas y leer reseñas de clientes para cada programa.