Como uno de los componentes más antiguos asociados con las computadoras, el sistema de administración de bases de datos, o DBMS, es un programa de software que está diseñado como el medio para administrar todas las bases de datos que están instaladas actualmente en un disco duro o red del sistema. Existen diferentes tipos de sistemas de gestión de bases de datos, algunos de ellos diseñados para la supervisión y control adecuado de bases de datos configuradas para fines específicos.
Como herramienta que se emplea en la amplia práctica de la gestión de bases de datos, el DBMS se comercializa de muchas formas. Algunos de los ejemplos más populares de estas soluciones incluyen Microsoft Access, FileMaker, DB2 y Oracle. Todos estos productos prevén la creación de una serie de derechos o privilegios que se pueden asociar a un usuario específico. Esto significa que es posible designar uno o más administradores de base de datos que pueden controlar cada función, así como proporcionar a otros usuarios varios niveles de derechos de administración. Esta flexibilidad hace que la tarea de utilizar métodos DBMS para supervisar un sistema sea algo que pueda controlarse de forma centralizada o asignarse a varias personas diferentes.
Hay cuatro elementos esenciales que se encuentran en casi todos los ejemplos de DBMS actualmente en el mercado. El primero es la implementación de un lenguaje de modelado que sirve para definir el lenguaje de cada base de datos que se aloja a través del sistema. Hay varios enfoques actualmente en uso, con ejemplos jerárquicos, de redes, relacionales y de objetos. Esencialmente, el lenguaje de modelado asegura la capacidad de las bases de datos para comunicarse con el DBMS y así operar en el sistema.
En segundo lugar, el DBMS también administra las estructuras de datos. Ejemplos de datos que están organizados por esta función son perfiles o registros individuales, archivos, campos y sus definiciones, y objetos como medios visuales. Las estructuras de datos son lo que permite que estos sistemas interactúen con los datos sin dañar la integridad de los datos en sí.
Un tercer componente del software DBMS es el lenguaje de consulta de datos. Este elemento está involucrado en el mantenimiento de la seguridad de la base de datos, al monitorear el uso de los datos de inicio de sesión, la asignación de derechos y privilegios de acceso y la definición de los criterios que deben emplearse para agregar datos al sistema. El lenguaje de consulta de datos trabaja con las estructuras de datos para asegurarse de que sea más difícil ingresar datos irrelevantes en cualquiera de las bases de datos en uso en el sistema.
Por último, un mecanismo que permita transacciones es un básico esencial para cualquier DBMS. Esto ayuda a permitir el acceso múltiple y simultáneo a la base de datos por parte de múltiples usuarios, evita la manipulación de un registro por dos usuarios al mismo tiempo y evita la creación de registros duplicados.