Una evaluación de software es un tipo de evaluación que busca determinar si el software o una combinación de programas de software es la mejor opción para las necesidades de un cliente determinado. La idea es observar de cerca los recursos y herramientas proporcionados por el software que está actualmente en uso o que está siendo examinado como una posible adición a los programas que ya está usando ese cliente. Con base en una lista preparada de criterios junto con algunos experimentos prácticos, una evaluación de software permite determinar si los productos serían útiles para el cliente o si alguna otra combinación de productos de software serviría para una mejor ventaja.
Hay varios factores a considerar con cualquier evaluación de software. Uno tiene que ver con la compatibilidad del software con los recursos de hardware ya instalados en la red o el equipo informático del cliente. Aquí, la atención se centra en el tipo de sistema operativo que el software requiere para funcionar, así como en la cantidad de memoria y capacidad que el hardware proporciona actualmente. Esto es particularmente importante si no hay presupuesto para actualizaciones de hardware y memoria que se adapten al software en consideración.
Otro factor clave en la evaluación de software es qué tan bien interactuará el paquete de software propuesto con otras aplicaciones ya instaladas. Por ejemplo, si un programa de procesamiento de texto propuesto no puede importar y exportar fácilmente datos de la base de datos de ventas actualmente en uso por la empresa, esto significaría tiempo adicional dedicado a preparar piezas de correo para clientes y prospectos. De la misma manera, si el software utilizado para procesar los pedidos de los clientes no se descarga en el software de contabilidad, esto puede agregar más pasos manuales a la preparación de facturas. La combinación correcta de programas de software puede optimizar las funciones esenciales, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a otras actividades que ayudan a mejorar el proceso de generación de ingresos.
La evaluación del software es necesaria para asegurarse de que todo el software utilizado por un individuo o una empresa realmente esté aumentando la eficiencia de la operación en lugar de crear cargas de trabajo adicionales. Si bien las personas y las empresas pueden realizar este tipo de evaluación por su cuenta, también hay consultores que pueden participar en la evaluación de productos y software para un cliente, haciendo sugerencias para cualquier cambio o adición que sería en el mejor interés del cliente. Este enfoque a menudo puede descubrir problemas que de otro modo se pasarían por alto y, en última instancia, ahorraría a la empresa una gran cantidad de dinero en términos de mano de obra y otros tipos de costos operativos.