Muchas personas usaron las palabras equipo y grupo de manera intercambiable, pero en realidad hay una serie de diferencias entre ellas en las aplicaciones del mundo real. Varios cursos de liderazgo diseñados para el mundo empresarial enfatizan la importancia de la formación de equipos, no de la formación de grupos, por ejemplo. La fuerza de un equipo depende de la coincidencia de propósitos y la interconectividad entre los miembros individuales, mientras que la fuerza de un grupo puede provenir del volumen total o la voluntad de llevar a cabo las órdenes de un solo líder.
A menudo es mucho más fácil formar un grupo que un equipo. Si tuviera una sala llena de contadores profesionales, por ejemplo, podrían agruparse según el género, la experiencia, los campos de especialización, la edad u otros factores comunes. Formar un grupo basado en un cierto punto en común no es particularmente difícil, aunque la efectividad de los grupos puede ser variable. La dinámica interpersonal de un grupo puede variar desde la compatibilidad total hasta la intolerancia total, lo que podría dificultar la construcción de consenso para un líder.
Un equipo, por otro lado, puede ser mucho más difícil de formar. Los miembros pueden ser seleccionados por sus habilidades complementarias, no por un solo rasgo común. Un equipo empresarial puede estar formado por un contador, un vendedor, un ejecutivo de la empresa y una secretaria, por ejemplo. Cada miembro tiene un propósito y una función, por lo que el éxito general depende de una dinámica interpersonal funcional. Por lo general, no hay mucho espacio para el conflicto cuando se trabaja en conjunto de esta manera.
El éxito de un grupo a menudo se mide por sus resultados finales, no necesariamente por el proceso utilizado para llegar a esos resultados. Un grupo puede utilizar la discusión, la argumentación y la presión de grupo a partes iguales para guiar a los miembros individuales hacia un consenso. Un jurado de juicio sería un buen ejemplo de un grupo en acción, no de un equipo. El capataz desempeña el papel de liderazgo, intentando convertir otras 11 opiniones en una decisión unánime. Dado que los miembros del jurado generalmente no se conocen personalmente, rara vez se hace un esfuerzo por construir una dinámica de equipo. El proceso de decisión de un veredicto es el resultado de la cooperación grupal.
En comparación, un equipo no se basa en el «pensamiento de grupo» para llegar a sus conclusiones. Un equipo de investigación de accidentes sería un buen ejemplo de dinámica de equipo en el mundo real. A cada miembro se le asigna la tarea de evaluar un aspecto del accidente. El experto en reconstrucción de la escena del accidente no tiene que consultar con el experto en pruebas forenses, por ejemplo. Los miembros usan sus habilidades individuales para llegar a un resultado coherente. Puede haber un miembro del equipo trabajando como facilitador del proceso, pero no necesariamente un líder específico.
La creación de grupos puede llevar literalmente solo unos minutos, pero la formación de equipos puede llevar años. Los miembros individuales de un grupo a menudo tienen la capacidad de alejarse cuando sus servicios o aportes se vuelven innecesarios. La ausencia de un miembro del equipo puede obstaculizar seriamente la capacidad de otros miembros para desempeñarse con eficacia, por lo que no es raro que los miembros individuales formen una lealtad excepcionalmente fuerte al equipo en su conjunto. Una unidad militar de élite como los SEALS de la Marina de los EE. UU. O los Army Rangers podrían considerarse ejemplos de formación de equipos en su máxima expresión.