Incorporar por referencia es una práctica en la que un documento incluye una mención de un segundo documento, con lenguaje que indica que el segundo documento debe considerarse parte del primero. El segundo documento generalmente se adjunta al primero para su revisión, pero en lugar de tratarse como un apéndice del documento original, se lee como si estuviera totalmente integrado en el documento original. Las personas deben usar esta práctica con cuidado, ya que puede haber casos en los que no se considere legalmente válida.
Esta práctica se remonta a una época en la que los documentos legales se producían laboriosamente a mano o con máquina de escribir. Reproducir el texto para incluirlo en otro documento fue un proceso laborioso y la gente, en cambio, lo incorporaría por referencia, mencionando el otro documento y adjuntando una copia. Para que se considere válido, el documento adjunto debe estar claramente discutido y descrito en el original, dejando claro que efectivamente está destinado a ser incorporado.
La decisión de incorporar por referencia puede ahorrar espacio y tiempo en el proceso de redacción de un documento legal. Estas pueden ser preocupaciones importantes con algunos tipos de documentos, donde citar referencias en línea con el texto podría ser un proceso laborioso. Siempre que las referencias sean claras y los documentos se adjunten adecuadamente, la práctica suele ser válida y se considera aceptable. No todos los abogados están familiarizados con los estándares para documentos legales y si hay dudas sobre si se permitirá una incorporación por referencia, es recomendable consultar a un experto legal para obtener asesoramiento.
Los testamentos son el área donde una incorporación por referencia puede volverse especialmente problemática. Existe la preocupación de que las personas puedan adjuntar documentos falsificados a un testamento, esperando que las cláusulas de esos documentos se ejecuten junto con el original. Si los documentos se adjuntan después de la página firmada por los testigos, sería posible que alguien los agregue después de que se haya presenciado el testamento con la esperanza de hacerlos pasar por válidos.
En un testamento, si las personas quieren incorporar por referencia, el testamento mismo debe dejar en claro que los documentos adjuntos están destinados a ser leídos como parte del testamento y las descripciones no pueden ser vagas, ya que no debe haber lugar para sustituciones. En el caso de un holograma, un testamento escrito a mano y sin testigos, si el documento se utiliza como anexo a un testamento, debe ser el original, no una copia.