Cuando intente decidir el tamaño correcto del archivador, puede resultarle útil saber cuántos archivos desea colocar en este archivador. También puede considerar si es más probable que utilice papeles o archivos de tamaño carta o legal, ya que esto puede afectar el tamaño de los cajones. Las dimensiones correctas del archivador pueden depender de la cantidad de espacio que tenga en su oficina y la cantidad de espacio necesario para abrir los cajones.
Para elegir el tamaño correcto de archivador, puede resultar útil saber cuántos archivos necesitará almacenar dentro del archivador. Esto a menudo puede depender de si está utilizando el archivador para uso comercial o personal. Si planea usar estos muebles en casa, un archivador de uno o dos cajones puede ser lo suficientemente grande, pero es posible que desee un archivador de cuatro cajones para una oficina privada.
La mayoría de los documentos se imprimen en papel de tamaño estándar; los documentos legales y de bienes raíces a veces se imprimen en hojas más largas. Esto significa que esos documentos normalmente son demasiado grandes para caber en unidades con dimensiones promedio de archivadores. Del mismo modo, las carpetas de archivos estándar pueden ser demasiado pequeñas si el tamaño del archivador está destinado a trámites legales. Puede ser una buena idea saber qué tamaño de papel presenta normalmente, y si a menudo presenta documentos de tamaño regular y legal, es posible que deba comprar un archivador separado para cada tipo.
Es una buena idea medir el área donde planea colocar su archivador antes de ir de compras. Esto puede decirle qué tamaño de archivador podría caber en el espacio que tiene. Un archivador vertical normalmente ocupa menos espacio en el suelo que uno horizontal. A veces también puede contener más carpetas que varios archivadores de cuatro cajones colocados uno al lado del otro. Esto podría convertirlo en una mejor opción si mantiene cientos de registros, lo que podría ser el caso si administra archivos para un consultorio médico o una escuela.
Asegúrese de abrir y cerrar los cajones de archivos por completo para saber cuánto espacio se necesita para extenderlos por completo. Si coloca los archivadores en una habitación pequeña o en un pasillo, es posible que no tenga mucho espacio para abrir los cajones. En este caso, es posible que desee comprar un archivador que no sea tan profundo. Otra opción podría ser comprar uno con puertas que se levanten, ya que se pueden colocar en áreas que de otra manera serían demasiado pequeñas para abrir cajones largos.