O patrocínio da conferência é o fornecimento de fundos para ajudar com os custos da conferência, em troca de promoções como nomear o patrocinador nos materiais da conferência. Este pode ser um bom movimento de relações públicas para empresas interessadas em apresentar uma imagem positiva para a comunidade e fornecerá às conferências uma valiosa ajuda de financiamento. Os organizadores da conferência podem abordar os patrocinadores para pedir ajuda, ou os patrocinadores podem montar uma proposta para uma conferência que concordarão em patrocinar e trabalhar com profissionais do setor para organizá-la.
Normalmente, o patrocínio da conferência se enquadra em vários níveis diferentes, dependendo da quantidade de suporte financeiro que eles oferecem. Os principais patrocinadores fornecem quantias significativas de fundos, e uma conferência pode ter apenas um ou um grupo. Patrocinadores menores oferecem algum dinheiro, mas não tanto. Os principais patrocinadores podem obter faturamento igual ao da própria conferência em materiais promocionais, com menções em anúncios, programas e comunicações de relações públicas, como comunicados à imprensa. Os patrocinadores menores são normalmente listados em reconhecimentos em programas e sites.
As empresas podem patrocinar várias conferências em um determinado ano, em níveis variados, com o objetivo de tornar seus nomes mais conhecidos. Pode ser uma boa forma de divulgação pública em conferências profissionais para pessoas que provavelmente usarão os produtos de uma empresa; por exemplo, empresas do setor de alimentos costumam patrocinar exposições de alimentos, conferências sobre nutrição e assim por diante. O patrocínio de conferências também pode ser uma medida para reparar ou melhorar as relações públicas; uma empresa de tecnologia pode patrocinar uma conferência sobre mulheres em tecnologia, por exemplo, para mostrar que está comprometida em melhorar as oportunidades para as mulheres nessa área.
Os organizadores que desejam obter o patrocínio da conferência precisam elaborar uma proposta detalhada. A proposta descreve a conferência planejada e eventos associados, fornece informações sobre quem estará presente e mostra aos patrocinadores em potencial como seu financiamento apoiaria a conferência. Ele também fornece informações sobre os benefícios disponíveis em diferentes níveis de patrocínio, como menções em um programa, exibições de seus logotipos em materiais de conferência e assim por diante.
Normalmente, as grandes empresas recebem muito mais solicitações de patrocínio de conferências anualmente do que podem acomodar. As autoridades se reunirão para discutir as solicitações e selecionar as mais promissoras para discussão posterior e eventual aprovação. Se uma empresa não puder oferecer suporte financeiro, ela pode fornecer doações em espécie para agradecimentos e para manter uma boa imagem na comunidade. O envolvimento em atividades de caridade proporciona deduções fiscais e também aumenta a percepção positiva dos patrocinadores da conferência.