O gerenciamento de recebimento deve começar com esforços comprometidos para garantir que todos os documentos sejam precisos e completos. Em seguida, deve-se decidir onde os registros serão mantidos. Uma vez que haja uma área designada para os recibos, eles devem ser classificados em categorias e subcategorias principais. Para simplificar o processo, as pessoas podem querer considerar a conversão de registros em papel em arquivos digitais.
As pessoas devem perceber o quão importante é o gerenciamento de recebimento e como pode ser caro se a tarefa for negligenciada. Considerando essa importância, o primeiro passo no gerenciamento dos recebimentos é certificar-se de que estejam completos e precisos. Isso é especialmente importante quando os documentos são manuscritos. As autoridades fiscais e os empregadores tendem a exigir informações detalhadas para que um registro seja considerado válido.
O gerenciamento de recibos é diferente de mantê-los. Quando uma pessoa simplesmente tem o hábito de guardar esses documentos, ela pode colocar descuidadamente alguns em um local e outros em locais diferentes e apenas arredondá-los quando necessário. Gerenciar recebimentos significa que os documentos são mantidos de forma organizada em um único local.
Uma das recomendações iniciais para a organização dos recibos é separar os documentos de acordo com sua relevância. Por exemplo, uma pessoa pode precisar manter recibos de transações pessoais, despesas de trabalho e suas próprias despesas de pequenos negócios. Em casos como esse, ela deve manter três arquivos diferentes. Para simplificar as coisas, conforme os registros são adicionados a cada arquivo, eles devem ser colocados em subcategorias. Por exemplo, receitas de combustível e receitas de entretenimento devem ser mantidas separadas.
Uma maneira de simplificar drasticamente o gerenciamento de recibos é digitalizá-los em um computador e manter registros digitais. Fazer isso regularmente torna a tarefa muito menos árdua do que seria se uma pilha de documentos fosse acumulada e devesse ser digitalizada de uma vez. Outro benefício do gerenciamento digital é que cada registro pode receber tags, o que tornará muito mais fácil referenciá-los. Como sempre existe a possibilidade de algo acontecer ao computador de uma pessoa, é melhor fazer backup desses arquivos.
Indivíduos sem tempo, conhecimento ou paciência para converter seus recibos em papel em registros digitais podem querer considerar os serviços de gerenciamento de documentos. Esse tipo de provedor de serviços geralmente aceita recibos em vários formatos e eles os escaneiam e organizam para seus clientes. Antes de pagar por esse tipo de serviço, no entanto, é melhor certificar-se de que as partes com as quais os registros precisam ser compartilhados os aceitarão neste formato.