A cobrança de reembolso é um processo de apresentação de uma reclamação por meio do qual o reclamante recebe uma compensação monetária pelas despesas pagas por ele. O reembolso era tradicionalmente feito pelo departamento financeiro da empresa, mas conforme o volume de trabalho aumentava, o processamento mudava. A melhoria foi alcançada ao longo de um período de tempo, confiando a tarefa aos serviços de reembolso, um ramo especializado composto por pessoas altamente treinadas. É obrigatório que esse serviço tenha conhecimento dos diversos procedimentos e requisitos legais que envolvem a faturação de reembolsos, para que possa funcionar como entidade autónoma e distinta do departamento financeiro ou mesmo da própria empresa.
O processo de cobrança de reembolso é acionado quando o reclamante apresenta um formulário de pedido de indenização. Essa reivindicação precisa estar em conformidade com o formato que é reconhecido e aprovado pela empresa e por agências governamentais para ser considerada legal. Os requisitos adicionais ao registrar uma reclamação são a documentação adequada e a precisão das informações. Para garantir o reembolso rápido dos fundos, todas as despesas mencionadas na fatura são normalmente convertidas primeiro em códigos de reembolso universal para facilitar a interpretação.
Quando o faturamento de reembolso é aplicado na área médica, é realizado por uma agência especializada conhecida como técnico de reembolso médico. A descrição do trabalho dessa pessoa envolve a verificação de todos os aspectos do sinistro relacionados ao seguro, como inscrição, verificação e autorização. Outras funções relacionadas envolvem atividades como agendamento, codificação, cobrança e reconciliação de valores ao fazer cobranças. Os pedidos de reembolso de cobrança são geralmente apresentados pelas companhias de seguros e as submissões podem ocorrer online, por correio ou mesmo por fax. Como alternativa, as empresas também têm a opção de contratar os serviços de um especialista em faturamento médico autônomo.
Uma das facetas mais importantes do faturamento de reembolso é o acompanhamento dos devedores, uma vez que essa é a única maneira de evitar que um sinistro se torne gravemente inadimplente ou incobrável. Durante a preparação de reivindicações, normalmente é padrão dar prioridade a reivindicações maiores e sujeitá-las a uma verificação de reconhecimento para ser capaz de identificar erros administrativos e outros tipos de informações mal transcritas. Conseqüentemente, as submissões feitas após a correção de erros errôneos muitas vezes podem ser muito mais difíceis de coletar, especialmente se a prescrição local expirou sobre o direito de entrar com uma ação civil. Ao longo do processo de cobrança de reembolso, existem obstáculos constantes que os agentes devem superar para garantir que a empresa não tenha esses tipos de problemas.