A tecnologia é extremamente benéfica para empresas que precisam usar e seguir os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) nos negócios. O software GAAP representa tipos específicos de tecnologia que uma empresa pode usar para registrar informações financeiras eletronicamente. A escolha do melhor software GAAP pode envolver itens como custo, uso e disponibilidade para atualizações no futuro. O uso de tecnologia no ambiente de negócios atual permite que pequenas e grandes empresas utilizem software de contabilidade. Em alguns casos, uma empresa de contabilidade pública pode ser útil para decidir qual software é melhor para a empresa.
Embora os custos de tecnologia possam continuar diminuindo para determinados softwares ou hardwares conforme a tecnologia melhora, o software GAAP pode às vezes ter um custo proibitivo. Por exemplo, as pequenas empresas geralmente não têm os recursos necessários para implementar totalmente um pacote de software de contabilidade. Quando o custo se torna um problema, a empresa pode decidir escolher um software GAAP que comece pequeno e, em seguida, adicionar outras peças ao pacote inicial. Por exemplo, uma pequena empresa pode começar com um ou dois módulos de software de contabilidade a baixo custo e comprar mais à medida que a empresa cresce. Empresas maiores também podem usar a tecnologia de software de maneira semelhante, começando com pequenas e obtendo mais peças conforme necessário.
O uso de software GAAP também pode afetar a escolha de tecnologia nas atividades de negócios de uma empresa. Em alguns casos, pode haver software GAAP recomendado de firmas de contabilidade pública ou do Financial Accounting Standards Board (FASB), a organização responsável pela criação de GAAP. Essas recomendações são mais importantes para empresas que trabalham em setores técnicos que possuem processos contábeis específicos para informações de negócios. Uma empresa pode precisar usar o mesmo software de contabilidade que sua firma de contabilidade pública, por exemplo, para que a transferência de informações seja mais fácil do que usar um sistema de software diferente. O uso de um sistema de software de marca pode ser melhor se a empresa fornecedora da tecnologia tiver uma vantagem competitiva no mercado.
GAAP raramente permanece o mesmo a longo prazo; O FASB constantemente faz ajustes para melhorar os relatórios financeiros das empresas. Portanto, o software GAAP que uma empresa usa também deve ser capaz de se manter atualizado para mudanças nos princípios contábeis. A empresa de tecnologia por trás do software deve ter a capacidade de atualizar o software para novos princípios contábeis sem desligar todo o sistema. Em alguns casos, atualizar cada módulo em momentos diferentes pode ser a melhor opção aqui. Isso pode ajudar a evitar atualizações caras que podem criar situações difíceis de continuidade de negócios com o software de contabilidade.