Também conhecido como nota de débito, um memorando de débito é um tipo de documento contábil usado para identificar um valor cobrado na conta de um cliente. Em alguns casos, o memorando é um documento interno que permite manter um registro de cobranças e contas que ainda não foram faturadas. Em outras ocasiões, uma nota de débito tem uma função semelhante à de uma fatura, permitindo que o cliente use o documento como base para enviar um pagamento.
Quando usado como um documento interno, um memorando de débito pode ser usado para aplicar cobranças a uma conta de cliente que ainda não foi faturada. Isso pode incluir o uso atual que ocorreu desde o último extrato de faturamento. Assim que o processo de preparação de uma fatura para o período encerrado mais recentemente começar, todos os memorandos criados desde a última data de encerramento serão usados como documentação para apoiar os itens de linha na nova fatura. Enquanto no passado o memorando de débito era mantido apenas como uma cópia em papel, alguns sistemas de software de contabilidade hoje permitem a criação de um memorando eletrônico que pode ser acessado e usado para preencher os detalhes de uma fatura do cliente.
Como um documento substituto para uma fatura, o memorando de débito pode ser usado como um meio de ajustar o saldo devido em uma conta quando um encargo incorrido anteriormente é deixado de fora da fatura por algum motivo. Por exemplo, se o preço especial estendido a um cliente por meio de um contrato expirar e os detalhes no sistema de faturamento não forem atualizados, é possível que um período de faturamento seja cobrado pelas taxas mais antigas e não mais aplicáveis, em vez de taxas padrão para os bens e serviços fornecidos. Quando for o caso, a empresa pode optar pela emissão de nota de débito e envio de cópia ao cliente, ajustando o saldo devedor dessa fatura e solicitando que o restante do pagamento seja efetuado em determinado prazo.
Assim como uma nota de crédito é freqüentemente usada para fazer algum tipo de ajuste no saldo devido na conta de um cliente removendo uma parte das cobranças acumuladas, uma nota de débito pode ser usada como o mecanismo para adicionar cobranças que foram determinadas para serem aplicadas a esse cliente. Os detalhes reais do memorando variam com base nas políticas da empresa e no grau de estrito cumprimento dos princípios contábeis geralmente aceitos, mas o documento provavelmente incluirá todas as informações necessárias para, eventualmente, criar um item de linha em uma fatura. Além disso, os detalhes da nota de débito serão suficientes para rastrear o histórico da transação desde o momento em que a cobrança é feita até a data do faturamento.