Em geral, um pedido de requisição de compra é um formulário que solicita a compra de um item. Esses pedidos são frequentemente usados por grandes empresas e organizações para gerenciar compras e custos. Um departamento de processamento central, geralmente chamado de departamento de compras, geralmente avalia os pedidos e determina de onde provê-los. Uma vez que isso seja determinado, o pedido de requisição de compra é geralmente convertido em um pedido de compra para adquirir os itens solicitados de um fornecedor.
Os pedidos de requisição de compra geralmente vêm como formulários em papel ou documentos online. Em ambos os casos, os formulários exigem os mesmos tipos de informações, como o nome e o departamento do solicitante, quaisquer números de conta aplicáveis, números de peça e descrições dos itens solicitados e quaisquer fornecedores sugeridos de origem dos produtos. Se estiverem online, os formulários podem ser enviados eletronicamente por meio de um software de requisição especial ou podem precisar ser impressos e encaminhados como formulários tradicionais de papel.
Normalmente, o processo de compra começa no nível individual ou departamental. Por exemplo, se um funcionário precisa de um novo laptop, pode ser necessário que ele envie um pedido de requisição de compra para ele. Em casos de pedidos individuais como esse, o formulário geralmente deve ser aprovado primeiro por um gerente ou chefe de departamento antes de ser enviado a um departamento de compras centralizado para avaliação posterior.
Quando um pedido de requisição de compra chega a um departamento de compras, geralmente é avaliado para ver se o item é realmente necessário e se há dinheiro alocado para ele. Se essas condições forem atendidas, o departamento de compras geralmente determinará de onde obter o item, usando uma lista de fornecedores confiáveis. No caso de compras caras, eles podem buscar licitações de vários fornecedores para encontrar as condições mais competitivas. Pode ser dada preferência a qualquer fornecedor citado no formulário de requisição, embora alguns departamentos de compras tenham autoridade para tomar a decisão final de fornecimento com base no que é melhor para a organização. Depois que os detalhes finais são aprovados, geralmente é emitido um pedido de compra para concluir a transação com o fornecedor escolhido.
Por si só, um pedido de requisição de compra geralmente não tem poder de compra oficial. Normalmente, é o pedido final de compra que constitui um contrato entre a empresa e o fornecedor. Algumas organizações podem, no entanto, usar pedidos de requisição de compra de forma intercambiável com pedidos de compra. Nesses casos, o pedido de requisição de compra pode ser usado diretamente com o fornecedor como um contrato de compra de um determinado item, sem necessidade de pedido de compra secundário.