Um livro-razão de estoque é um registro detalhado mantido por uma empresa para rastrear os movimentos do estoque. Isso pode se aplicar a um inventário de produtos ou uma lista de ações e seus proprietários. O significado pretendido geralmente fica claro no contexto. Em ambos os casos, o registro pode ser usado em declarações fiscais e outras demonstrações financeiras, além de criar um recurso útil para consulta interna, onde as pessoas podem querer ter informações detalhadas sobre o estoque atual.
No sentido de um estoque, o livro-razão registra os produtos aceitos e vendidos. Quando as remessas chegam, o pessoal pode inserir detalhes importantes, incluindo o número de produtos, valor e data de chegada. O livro razão pode incluir uma seção para observar quando os materiais são colocados à venda. No momento da venda, o livro razão de estoque pode ser atualizado para refletir as novas informações. Esses registros ajudam as empresas a rastrear o movimento do estoque para que possam tomar decisões sobre o que comprar e quando.
Mais comumente, esse termo é usado para discutir os registros dos acionistas. As empresas que emitem ações precisam manter um livro-razão com as informações atuais de propriedade. Isso beneficia os acionistas, que querem ter certeza de que são os proprietários registrados, especialmente no caso de um dividendo em que a empresa faz pagamentos a todas as pessoas listadas no livro-razão. Além disso, as empresas podem querer rastrear quem possui ações para detectar tendências, como alguém que tenta comprar o controle acionário.
As empresas de capital aberto estão sujeitas a uma série de regulamentações para proteger os acionistas e o público em geral. Isso inclui estipulações sobre livros de estoque. A empresa pode precisar seguir um formato específico e incluir informações específicas. Os reguladores podem pedir para inspecionar documentação, como o livro-razão de estoque, para confirmar se ela é precisa e procurar problemas como conflitos ou informações desatualizadas. Os acionistas também precisam receber informações sobre como atualizar seu registro para que possam solicitar à empresa que altere os detalhes ao comprar ou vender ações.
As empresas geralmente designam um membro da equipe ou departamento para lidar com as comunicações e administração dos acionistas. Isso inclui a atualização do livro-razão de ações, acompanhamento de reclamações relacionadas a certificados perdidos e roubados e fornecimento de publicações mediante solicitação aos acionistas. Os titulares de ações de uma empresa têm o direito de revisar determinados documentos financeiros, receber relatórios anuais e solicitar informações sobre quem está atualmente no comando e onde a empresa está localizada. Designar um departamento para fornecer esses serviços pode ajudar na conformidade regulatória.