Um livro razão é um livro ou arquivo de computador usado para inserir registros contábeis. Geralmente lista os débitos e créditos associados à entidade para a qual as transações estão sendo registradas. Os livros-razão eram tradicionalmente em papel e muitas vezes incluídos em livros encadernados. Com o início da era do computador, as versões eletrônicas se tornaram mais comuns.
Existem três tipos comuns de razão: razão geral, de compra e de vendas. Freqüentemente, todos os três são usados juntos. O razão geral é o mais elaborado, enquanto os livros de compras e vendas registram as transações apenas de credores e clientes, respectivamente.
O razão geral é normalmente organizado por cinco tipos diferentes de contas: ativos, passivos, receitas, despesas e patrimônio líquido. Alguns livros-razão também mostram ganhos e perdas. Ele usa um estilo de entrada conhecido como contabilidade por partidas dobradas. Isso significa que, se algo for retirado de uma conta, deverá ser adicionado a outra. O formato padrão é que as entradas de débito apareçam em uma coluna à esquerda e os créditos à direita.
Um livro razão de compras rastreia todos os valores pagos e devidos a um fornecedor de crédito. Pode ser um livro com várias categorias ou uma série de livros para que haja um para cada fornecedor. As entradas comuns incluem informações de faturas e notas de crédito. O valor devido ao fornecedor é o saldo, também conhecido como contas ou fornecedores.
O livro-razão de vendas rastreia contas de clientes ou devedores de crédito. Este registro é freqüentemente referido como contas ou contas a receber comerciais. O saldo desta conta é o valor devido pelos clientes de crédito. Esses tipos de transações são registrados como ativos. Os livros de vendas são freqüentemente usados para determinar quanto é devido pelos clientes no final do mês ou para criar relatórios de vendas.
Os livros razão geralmente servem como um registro permanente para todas as transações financeiras de uma entidade. Eles são freqüentemente usados para a geração de demonstrações financeiras em cada período de relatório. Esses registros também podem ser úteis para pesquisar problemas anteriores. Ter livros-razão precisos não é apenas melhor para o bem-estar da entidade, mas também uma necessidade legal.
Os livros contábeis de computador vêm em formatos diferentes, dependendo das necessidades da entidade. Operações pequenas e simples geralmente podem usar planilhas para rastrear contas. Organizações maiores geralmente usam software de contabilidade. Pode ser um produto de mercado de massa, um programa personalizado ou um software desenvolvido especialmente para a empresa.