Les comptes débiteurs représentent des sommes d’argent dues à une entreprise sous la forme de factures impayées ou d’autres dettes. Les meilleurs conseils pour enregistrer les transactions des comptes clients aident une entreprise à recouvrer toutes les sommes dues dès que possible. Un traitement rapide et cohérent ainsi qu’une vérification croisée des écritures enregistrées dans différents grands livres contribuent à garantir l’exactitude et à fournir des montants à jour des comptes débiteurs. L’utilisation d’un grand livre ou d’un logiciel de comptabilité pour enregistrer les comptes débiteurs est un bon moyen de rester au courant des dernières informations. L’externalisation de la tâche d’enregistrement des comptes débiteurs est une option pour ceux qui n’ont pas le temps ou le personnel pour gérer ces tâches.
Enregistrez toujours les ventes et les transactions en espèces dans le journal approprié dès qu’elles se produisent. Dans ce journal, toutes les ventes sont enregistrées dans la colonne crédit et tous les paiements effectués sont enregistrés dans la colonne débit. À la fin de chaque journée, les montants des ventes énumérés dans la colonne crédit du journal seront ensuite enregistrés dans un grand livre des comptes clients distinct; cette méthode doit également être utilisée à la fin de chaque mois. L’enregistrement des comptes clients de cette manière fournit un enregistrement précis de ce qui est dû à la fois à l’entreprise et au client.
Tenir un grand livre des comptes clients est un autre bon conseil pour aider à maintenir l’exactitude de l’enregistrement des transactions des comptes clients. Les écritures individuelles des clients effectuées dans le journal des ventes et des encaissements doivent être enregistrées dans les grands livres clients à la fin de chaque journée. Si vous enregistrez ces transactions à la main, tous ces grands livres de comptes clients doivent être conservés dans le même classeur. Si vous utilisez un logiciel pour enregistrer les comptes clients, ces transactions seront enregistrées automatiquement. L’utilisation de l’un des nombreux logiciels de comptabilité disponibles est un bon moyen de rester au courant des transactions des comptes clients sans tous les fastidieux enregistrements et rapprochements entre les grands livres.
Une autre option pour l’enregistrement précis et en temps opportun des transactions des comptes clients consiste à sous-traiter la tâche à une entreprise ou à une organisation spécialisée dans la gestion des tâches comptables. Ces entreprises gèrent toutes les tâches d’enregistrement fastidieuses et fournissent des rapports sur une base régulière. Assurez-vous de vérifier attentivement toute entreprise de comptabilité ou de tenue de livres avant de leur permettre d’accéder à des informations sensibles. Consultez des organisations commerciales locales comme le Better Business Bureau et demandez à d’autres hommes d’affaires de recommander une entreprise fiable et honnête.