Les comptes clients sont une activité comptable qui implique la réception de factures et le paiement de factures. Les applications logicielles des comptes clients sont des outils automatisés qui permettent à une entreprise d’utiliser la technologie informatique afin de supprimer certaines actions manuelles de ce processus. Différents types d’applications comprennent la réception de factures électroniques, plusieurs packages de factures pour de nombreux fournisseurs, et les chèques électroniques et la validation des paiements pour finaliser les comptes des fournisseurs. Dans la plupart des cas, les applications logicielles des comptes clients sont tout compris, ce qui signifie qu’un seul progiciel gère toutes ces tâches. Les progiciels modulaires permettent aux entreprises d’ajouter simplement un module de comptes clients au logiciel existant pour compléter ces fonctions.
Les factures sont généralement un document qui valide une transaction, comme l’achat de biens ou de services. Plutôt que de recevoir des factures papier par la poste, les applications logicielles des comptes clients peuvent permettre le transfert électronique et la réception de ces documents. Par exemple, le téléchargement d’un fichier à partir du site Web d’un fournisseur directement dans le logiciel des comptes clients permet aux individus d’examiner les documents et d’équilibrer les comptes via le progiciel. Les relevés électroniques peuvent également fonctionner de la même manière, c’est-à-dire téléchargeables à partir d’un site Web. Cela permet d’économiser du papier et d’éviter la perte de documents comptables cruciaux.
Rares sont les entreprises qui n’ont que quelques vendeurs ou fournisseurs auprès desquels elles achètent des biens et des services. Par conséquent, les applications logicielles de comptes clients ont des fonctionnalités qui permettent plusieurs numéros de compte et comptes fournisseurs. Plusieurs comptes clients peuvent également être nécessaires pour regrouper les fournisseurs par type de biens ou services offerts. Les applications logicielles des comptes clients peuvent offrir une large gamme d’options pour classer et gérer les fournisseurs et autres éléments. De nombreux types de progiciels permettent de personnaliser le système utilisé pour gérer les créances.
Un autre objectif de la comptabilité électronique est l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels pour éliminer certaines tâches manuelles, telles que la rédaction de chèques et l’équilibrage des comptes. Par exemple, une fois qu’une entreprise a finalisé ses comptes débiteurs pour une période, des chèques sont nécessaires à envoyer pour paiement et les comptes doivent être apurés pour reconnaître les paiements. Les progiciels de comptabilité clients permettent généralement d’imprimer des chèques à l’aide de l’ordinateur ; une fois imprimé, le système enregistre également les paiements par chèque par voie électronique et finalise les paiements. À ce stade, les comptables doivent simplement examiner les comptes, s’assurer qu’ils sont équilibrés si nécessaire et s’assurer qu’aucune erreur n’existe. Cela conduit à un autre avantage pour ce logiciel : des rapports électroniques pour aider à équilibrer les comptes débiteurs dans le grand livre général.