Une balance de vérification ajustée comprend une série de transactions qui sont utilisées pour corriger les erreurs et réaffecter les valeurs. Une balance de vérification est une liste complète de tous les comptes du grand livre utilisés pour suivre l’activité commerciale et leurs valeurs. La balance de vérification sert à créer le compte de résultat, le bilan et les documents de flux de trésorerie. Tous ces rapports constituent les états financiers qui sont délivrés aux investisseurs, aux sociétés de financement et aux propriétaires d’entreprises.
Lorsqu’une entreprise est lancée, des comptes du grand livre sont créés pour rendre compte des différentes activités nécessaires à la gestion d’une entreprise. Les noms de compte réels peuvent varier, mais l’objectif principal des comptes est standard. Chaque entreprise doit garder une trace de la trésorerie, des comptes fournisseurs et débiteurs, de la paie, des prêts et du montant investi dans l’entreprise.
À la fin de l’exercice, la balance de vérification est revue pour s’assurer que les valeurs de chaque compte sont exactes et complètes. Au cours de ce processus, des erreurs et des omissions peuvent être identifiées. Une liste ou un journal des erreurs est créé et géré par le comptable dans le cadre du processus d’examen. L’impact de ces changements peut être vu dans la balance de vérification ajustée.
Certains ajustements nécessaires aux comptes de la balance de vérification ne sont pas axés sur les corrections d’erreurs, mais sur la clarification. Par exemple, un seul compte pour les investissements peut être utilisé pour suivre toutes les activités d’investissement. S’il y avait un mélange d’investissements à long terme et à court terme au cours de l’année, il serait peut-être préférable de créer des comptes de grand livre séparés et d’ajuster les valeurs pour refléter cette séparation. Ce changement augmentera la clarté et peut être utilisé pour suivre les performances sur le long terme.
Il existe des normes internationalement acceptées qui régissent les décisions concernant ce qui est inclus dans la balance de vérification, les ajustements approuvés et les procédures pour les scénarios courants. Ces procédures comptables généralement reconnues (PCGR) sont assez détaillées et fournissent des instructions pour garantir l’uniformité de l’information financière. Les notes des états financiers doivent énumérer tout écart par rapport aux PCGR.
Avant la clôture des écritures comptables de l’année, la liste des écritures rectificatives est enregistrée dans le système comptable. Ces écritures d’ajustement ont un impact direct sur les états financiers et sont généralement conservées dans un document ou un classeur séparé. Chaque entrée comprend une référence à des pièces justificatives ou une explication de l’ajustement. Dans certaines circonstances, les ajustements ne peuvent pas être comptabilisés dans le système financier mais sont effectués directement sur la balance de vérification.
La version finale, une fois tous les ajustements effectués, est connue sous le nom de balance de vérification ajustée. Le rapprochement entre les versions originale et ajustée doit inclure toutes les transactions répertoriées dans le journal d’ajustement. Les états financiers peuvent ensuite être émis, en utilisant les valeurs et les comptes indiqués dans la balance de vérification ajustée.