Un livre de caisse est un journal, ou grand livre, dans lequel toutes les transactions commerciales sont enregistrées. Le livre de caisse lui-même est généralement organisé par ordre chronologique, et le livre est régulièrement comparé aux relevés bancaires pour s’assurer que le livre est exact. Certaines entreprises utilisent deux livres – un pour l’argent entrant et un pour l’argent sortant. Il existe à la fois des formes physiques et électroniques de ce livre, et certaines entreprises utilisent les deux à la fois. Les livres de caisse sont également utilisés pour l’audit interne et externe, pour s’assurer qu’il n’y a pas d’argent sorti illégalement et pour garantir au gouvernement ou à une entreprise affiliée que tous les états financiers sont exacts.
Le livre de caisse lui-même est organisé de manière simple. Tous les enregistrements sont chronologiques et sont généralement inscrits dans le livre lorsque la transaction a lieu, ou peu de temps après la fin de la transaction, afin que le livre soit aussi précis que possible. Pour s’assurer que le livre est exact, les responsables vérifieront généralement le livre régulièrement, peut-être une fois par jour ou une fois par semaine, et compareront tous les relevés bancaires pour s’assurer qu’aucune transaction n’a été manquée et qu’aucune transaction n’était frauduleuse.
Pour séparer les transactions, certaines entreprises utiliseront deux livres de caisse différents. L’un sera fait pour tout l’argent entrant, tandis que l’autre sera pour l’argent sortant. Pour une entreprise avec un grand nombre de transactions, cela peut être idéal, car il sera plus facile de rechercher dans les transactions pour comparer les enregistrements avec les relevés bancaires.
Lorsque le concept de livre de caisse a commencé, seuls les livres papier étaient disponibles, mais les livres de caisse peuvent également être électroniques. Un livre physique peut être plus difficile à voler, car un livre ne peut pas être piraté, mais il peut également prendre beaucoup de place. Un livre électronique prend peu de place et donne généralement aux utilisateurs des outils et des graphiques pour mieux enregistrer et présenter les registres de caisse. De nombreuses entreprises utilisent à la fois des livres physiques et électroniques, de sorte qu’il existe des enregistrements séparés, ce qui rend plus difficile pour un employé ou un responsable de voler de l’argent.
Outre le suivi de toutes les transactions commerciales, un autre rôle important du livre de caisse est de servir d’outil d’audit. Les audits peuvent être internes ou externes ; un audit interne est lancé par l’entreprise qui détient le livre, et un audit externe est lancé par une autre entité, telle que le gouvernement ou une société affiliée. En vérifiant les registres de caisse, en comparant les registres avec les relevés bancaires et en comptant le montant réel de l’argent dans l’entreprise, les gestionnaires peuvent découvrir une fraude ou un détournement d’argent. La tenue de livres de caisse montre également que l’entreprise est transparente, ce qui conduit généralement à une plus grande confiance dans l’entreprise.