Les écritures d’ajustement sont des écritures comptables conçues pour compenser des transactions qui peuvent ne pas être enregistrées dans le grand livre, soit parce qu’elles couvrent plusieurs périodes comptables, soit parce que la transaction n’a déclenché aucun enregistrement. Ces écritures sont ajoutées à la fin de la période comptable avant la clôture des livres. La gestion des écritures d’ajustement peut être délicate, et parfois elles peuvent nécessiter un jugement, certaines personnes préférant les laisser à un comptable.
Il existe deux types d’entrées d’ajustement. Les provisions sont des dépenses ou des revenus survenus avant la fin de la période comptable, et les reports sont des dépenses ou des revenus qui se produiront après la fin de la période comptable. Un exemple simple d’accumulation est l’intérêt qui est gagné sur un compte bancaire. Si les intérêts ne sont pas enregistrés dans un grand livre comptable, une fausse image de la santé financière de l’entreprise est créée, ce qui oblige à ajouter une écriture d’ajustement pour indiquer que les intérêts ont été gagnés, même s’ils n’ont pas encore été payés.
Un autre exemple de comptabilité d’exercice est celui des services qui ont été rendus, mais qui n’ont pas encore été payés. Il est important de noter que les gens ont rendu X quantité de services au cours d’un mois donné, même si les fonds n’ont pas encore été reçus. De même, les chèques de paie peuvent être saisis comme une entrée d’ajustement, indiquant que l’entreprise devra de l’argent aux employés sur la base de la quantité de travail qu’ils ont effectuée, même si les chèques de paie ne sont pas encore émis. Par exemple, si la période de paie s’étend du 15 au 15, mais que la période comptable se termine le dernier jour du mois, une écriture d’ajustement est nécessaire pour refléter les salaires gagnés entre le 15 et le dernier jour du mois.
Les écritures d’ajustement peuvent être utilisées pour comptabiliser des éléments tels que les intérêts gagnés et payés, les chèques de paie, les dépenses payées d’avance, les revenus non gagnés, etc. Un autre exemple d’écriture d’ajustement est une écriture conçue pour tenir compte de l’amortissement et d’autres changements d’actifs. Lorsqu’une entreprise achète des fournitures de bureau, par exemple, la dépense est débitée, mais les fournitures sont considérées comme un actif, car elles ont de la valeur et l’entreprise les contrôle. Cependant, à mesure que les fournitures de bureau sont épuisées, la valeur de l’actif diminue, ce qui peut être enregistré avec une écriture d’ajustement. De même, l’appréciation des actifs pourrait être enregistrée à l’aide d’écritures d’ajustement.