La séparation des tâches est l’utilisation de plusieurs membres du personnel pour effectuer des tâches afin de limiter les risques de fraude, de vol et d’erreurs. En divisant une tâche en composants gérés par différents membres du personnel, une entreprise peut empêcher les activités indésirables et exercer de meilleurs contrôles de qualité. Cela peut être difficile dans une petite entreprise où le personnel peut être trop limité, mais dans les grandes entreprises, cela peut être un élément essentiel d’un programme de sécurité. Dans certaines régions, des lois prescrivent spécifiquement la séparation des tâches pour les tâches sensibles ; dans un exemple particulièrement important, le capitaine d’un navire ne peut pas lancer de missiles de croisière sans suivre une chaîne de commandement très spécifique et séparée.
Dans un lieu de travail où la séparation des tâches est utilisée, les tâches sont divisées en trois phases différentes. Dans la première phase, quelqu’un doit approuver une activité, comme la remise d’un ordinateur à un nouveau membre du personnel ou la génération de chèques de paie. Dans la deuxième phase, quelqu’un a réellement besoin d’effectuer la tâche ; un membre du service informatique fournit un ordinateur au membre du personnel, par exemple, et le membre du personnel signe pour cela. Enfin, le troisième volet consiste à auditer pour s’assurer que la tâche a été effectuée de manière appropriée.
La séparation des tâches nécessite un membre du personnel différent à chaque point. Les membres du personnel en charge des autorisations ne peuvent pas réellement exercer d’activités, limitant ainsi les chances que les employés puissent prendre leur propre initiative pour faire des choses comme collecter des fonds auprès de l’entreprise. Garder l’audit séparé signifie qu’avant d’autoriser une tâche, un employé doit s’assurer qu’elle est appropriée, car l’auditeur le signalera en cas de problème. De même, séparer les auditeurs et les personnes qui accomplissent les tâches signifie qu’un membre du personnel distinct enquête sur les réclamations concernant les tâches mal accomplies et vérifie périodiquement l’exécution des tâches pour s’assurer qu’aucun membre du personnel n’exécute en dehors du cadre de ses fonctions.
Pour la comptabilité, la séparation des tâches est essentielle. Cela limite les risques de fraude financière et fournit également un mécanisme pour détecter les erreurs ; la personne qui coupe les chèques de paie, par exemple, pourrait demander une confirmation sur un chèque inhabituellement gros ou petit. Le maintien de l’intégrité comptable est important pour les entreprises de toutes tailles et la séparation des tâches facilite l’audit et le contrôle du système comptable.
Ceci est également important pour la sécurité générale, la sûreté et les performances. La séparation des tâches joue un rôle dans l’usine, dans les opérations militaires et dans des activités telles que la sécurité de l’information. Si une entreprise a des situations où une seule personne pourrait faire quelque chose et s’assurer qu’elle n’est pas détectée, cela représente une menace pour la sécurité et nécessite une évaluation pour voir s’il est possible de mettre en place une séparation des tâches.