«Hors livres» est un terme qui est souvent utilisé pour décrire les paiements qui sont offerts mais qui ne sont pas enregistrés dans les registres financiers d’une entreprise. Dans la plupart des pays, les lois fiscales autorisent ce type de paiement dans une gamme très limitée de situations, bon nombre de ces cas admissibles étant liés à la prestation à court terme de services inférieurs à un certain montant et donc non soumis à une retenue à la source. . Le terme lui-même est parfois associé à une tentative de payer comptant pour des services qui, selon la loi, devraient être enregistrés dans les registres comptables d’une entreprise et soumis à une retenue d’impôt et à des déclarations.
En ce qui concerne les situations qui autorisent légalement les paiements qui ne sont pas inscrits dans les livres, des lois fiscales spécifiques prévoient certaines exceptions à la retenue, souvent en classant les paiements comme autre chose que les salaires. Par exemple, un emploi occasionnel qui implique une rémunération inférieure à un certain montant et pour une période de temps donnée au maximum peut ne pas faire l’objet de retenue et peut souvent être légalement payé à partir d’un compte de petite caisse plutôt que d’un compte de paie. Les pourboires qui sont inférieurs à un certain montant chaque mois ne sont parfois pas tenus d’être déclarés comme un revenu et sont considérés comme hors des livres.
De temps à autre, les employeurs peuvent offrir à des employés potentiels la possibilité de travailler hors des livres, souvent en acceptant de payer l’employé en espèces. Bien que cela puisse sembler attrayant au début, l’acceptation de ce type d’arrangement de paiement peut entraîner un certain nombre de problèmes. Étant donné que les salaires ne sont pas déclarés comme un revenu et ne sont pas imposés, ces salaires ne sont crédités dans aucun système national de pension ou de sécurité sociale géré par un gouvernement fédéral. Cela aura probablement un effet défavorable sur le montant des prestations reçues pendant les années de retraite.
Être payé sur les livres signifie également que l’employé ne bénéficie d’aucun des avantages offerts aux autres employés qui sont rémunérés sur les livres. La participation à un programme d’assurance collective n’est pas possible. Les vacances et les jours personnels ne s’accumulent pas, et il est hautement improbable de recevoir une indemnité de deuil lorsqu’un être cher décède. Si l’employé est blessé au travail, la couverture d’indemnisation des accidents du travail offerte aux autres employés ne sera pas étendue.
Le plus grand danger d’être payé sur les livres survient peut-être lorsque les autorités fiscales prennent connaissance de l’activité illégale. Même si l’employeur ne retient pas d’impôt, l’employé reste responsable du suivi et de la déclaration de tous les revenus aux agences fiscales appropriées. Le non-respect de cette consigne peut entraîner l’application d’amendes et de pénalités aux arriérés d’impôts dus, la saisie de biens pour régler la dette fiscale, voire une peine d’emprisonnement. Pour cette raison, accepter de travailler en dehors des livres pendant une période prolongée est rarement une sage décision et pourrait entraîner de grandes difficultés par la suite.
Il est important de noter que travailler hors des livres n’est pas la même chose que travailler en tant qu’entrepreneur indépendant. Un entrepreneur indépendant n’est pas considéré comme un employé, mais comme un fournisseur de services spécifiques. Les entreprises déclarent régulièrement les paiements aux entrepreneurs indépendants aux agences fiscales, et ces entrepreneurs sont responsables du calcul et du paiement des impôts sur tout paiement reçu dans le cadre de ce type d’arrangement.