Les écritures de clôture sont les dernières écritures comptables qui sont saisies dans les registres comptables avant de clôturer la période comptable et d’aller de l’avant dans le transfert des données de revenus et de dépenses vers les enregistrements qui représenteront la période comptable suivante. Les données d’écriture de clôture saisies à la fin d’une période servent de données d’écriture d’ouverture pour la nouvelle période. Cette approche permet d’évaluer facilement la situation financière de la période et de se préparer aux ajustements qui pourraient être nécessaires dans la période à venir.
L’utilisation d’une approche de clôture permet de comprendre l’impact à la fois du chiffre d’affaires ou des revenus générés et de l’effet des charges sur la valeur nette de l’entité. En tant qu’outil comptable, l’écriture de clôture peut être utilisée aussi efficacement avec les grands livres comptables mensuels qui suivent le budget d’une maison qu’avec une comptabilité d’entreprise plus compliquée. Dans les deux cas, l’écriture de clôture fournit un point logique de données pour terminer un cycle comptable et en commencer un nouveau.
En utilisant une écriture de clôture, il est possible de terminer une période comptable en cours avec un solde de zéro. En effet, tout solde restant est traité comme un crédit. Lorsque le transfert vers la nouvelle période comptable est effectué, un débit est porté sur les revenus en caisse, de sorte que le solde de ce compte particulier devient nul. Dans le même temps, le solde transféré est enregistré en tant que crédit ou solde à reporter pour la nouvelle période, en supposant que le solde représente un revenu. Dans le cas où le solde transféré représente des dépenses, il apparaîtra comme un débit ou une dépense reportée.
L’utilisation d’une écriture de clôture comme écriture comptable commune se poursuit aujourd’hui avec l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, ainsi que dans les cas où les grands livres anciens sont toujours maintenus. Dans les deux cas, il est facile d’utiliser l’écriture de clôture comme outil de comptabilité pour délimiter clairement les périodes comptables, même lorsque les livres sont évalués en termes d’exercices et d’années civiles.