La comptabilité en partie double est un système comptable qui équilibre tous les débits du grand livre avec les crédits du grand livre. L’utilisation la plus courante de la comptabilité en partie double se trouve dans la méthode de comptabilité d’exercice, qui enregistre les transactions financières au fur et à mesure qu’elles se produisent au cours de la période comptable. La comptabilité d’exercice crée une image plus précise des états financiers; fondamentalement, il lisse les écarts constatés dans les transactions financières en permettant aux comptables d’accumuler des revenus et dépenses futurs pour équilibrer les revenus ou dépenses actuels coïncidents.
Luca Pacioli a inventé le système de comptabilité en partie double pour les marchands vénitiens pendant la Renaissance italienne. Son système utilisait des écritures de clôture et une balance de vérification pour prouver que son grand livre général était équilibré, ce qui est un système encore utilisé dans les bureaux de comptabilité d’aujourd’hui. Pacioli a également rédigé de nombreux documents sur les informations financières essentielles et les transactions trouvées dans les opérations commerciales courantes.
Le système de comptabilité en partie double de Pacioli est la base de l’équation comptable d’aujourd’hui : Actif = Passif + Capitaux propres. Cette formule équilibre les comptes du grand livre, la balance de vérification et les états financiers. Les avantages de la comptabilité en partie double comprennent le calcul précis des profits et des pertes sur le compte de résultat et la possibilité d’inclure les actifs et les passifs dans le bilan. Ce système permet également aux comptables de détecter facilement les erreurs puisque les comptes en déséquilibre du grand livre général se refléteront rapidement sur les états financiers.
Les transactions financières sont enregistrées dans deux comptes distincts dans le système de comptabilité en partie double. Chaque écriture de journal comprend un débit et un crédit qui équilibrent chaque écriture au fur et à mesure qu’elles sont enregistrées, maintenant le grand livre équilibré tout au long de la période comptable. Ce système comptable repose également sur les comptes débiteurs et les comptes créditeurs, qui représentent les ventes et les recouvrements effectués en accordant des crédits aux fournisseurs et aux clients.
Alors que la comptabilité en partie double maintient tous les débits et crédits équilibrés dans le grand livre général, elle peut ne pas présenter une représentation précise des flux de trésorerie d’une entreprise. Si elle est utilisée en tandem avec la méthode de comptabilité d’exercice, la comptabilité en partie double fausse le compte de caisse de l’entreprise dans le compte du grand livre. Cela se produit parce que les transactions sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles se produisent plutôt que lorsque les espèces changent de mains – les livres peuvent refléter les liquidités accumulées que l’entreprise n’a pas encore réellement ou les dépenses accumulées que l’entreprise n’a pas encore payées.
Pour rectifier une image faussée des flux de trésorerie, les entreprises doivent préparer un état des flux de trésorerie, qui reprend certains éléments comptables et inverse leur effet dans le compte de trésorerie. Cette déclaration fournit ensuite à l’entreprise une image plus claire de ses flux de trésorerie positifs ou négatifs actuels. Le tableau des flux de trésorerie est devenu un élément d’information important pour les investisseurs désireux d’investir leur argent dans l’entreprise. Les investisseurs peuvent être moins disposés à investir dans des sociétés dont les flux de trésorerie sont constamment négatifs, car les sociétés auront besoin d’un financement extérieur pour poursuivre leurs activités.