L’administration des avantages sociaux implique la création et la gestion des avantages sociaux des employés, ainsi que la fourniture d’un moyen pour les employés d’être formés pour comprendre le fonctionnement des avantages sociaux et les types de normes que les employés doivent respecter pour être admissibles aux avantages sociaux. Souvent, l’administration des avantages sociaux se fait au sein du service des ressources humaines d’une grande entreprise, bien que les petites entreprises puissent désigner la fonction d’administration des avantages sociaux à d’autres domaines ou individus. Voici quelques informations sur ce que fait un administrateur efficace au quotidien.
Une grande partie du travail de l’administrateur est consacrée à la coordination d’un régime d’avantages sociaux actuellement en place. L’administration des avantages sociaux implique de passer une bonne partie de la journée à s’assurer que les régimes d’avantages sociaux fonctionnent correctement. Cela comprendra souvent un examen de l’accumulation des jours personnels, des jours de vacances et des jours de maladie. L’administrateur s’assurera que le processus d’ajout de jours de congé au compte d’un employé se déroule conformément au processus défini par l’entreprise. De plus, l’administrateur travaillera avec le service de la paie pour s’assurer que l’employé est payé pour tous les jours approuvés pris et que ces jours sont déduits de la ressource appropriée.
Ensuite, l’administration des prestations implique souvent de superviser la couverture d’assurance maladie pour les employés qualifiés. Cela signifie s’assurer que les paiements sont effectués au fournisseur d’assurance en temps opportun, ainsi que s’assurer que chaque employé qualifié qui souhaite être inclus dans la couverture collective est traité correctement. L’administrateur sera également responsable de la mise en place d’un régime d’avantages sociaux pour les nouveaux employés qui terminent la période d’essai que de nombreuses entreprises exigent avant d’être éligibles pour accumuler des congés payés et une couverture maladie.
Lorsque le programme d’avantages sociaux comprend un programme d’investissement ou de retraite, le personnel chargé de l’administration des avantages sociaux supervisera également le fonctionnement quotidien de ces programmes. Cela peut impliquer de s’assurer que les retenues sur la paie sont en place pour aider à financer les cotisations mises en place par l’employé, ainsi que de s’assurer que les fonds de contrepartie promis par l’employeur sont appliqués en temps opportun. Cela met l’administrateur en contact direct avec les responsables financiers de l’entreprise, qui travailleront avec l’équipe d’administration pour le bien de tous les employés de l’entreprise, tant horaires que salariés.
Une partie de l’administration des avantages sociaux implique également une interaction avec l’employé. À tout moment, un employé devrait pouvoir rencontrer un administrateur et obtenir les dernières informations concernant l’état de ses avantages. Dans cette optique, l’administrateur est un moyen de communication entre l’entreprise et le salarié. Cela peut se produire en permettant aux employés de se renseigner quand ils le souhaitent, ainsi qu’en fournissant de manière proactive des mises à jour périodiques à chaque employé sur l’état de leurs avantages.
Il est important de reconnaître que l’administration des avantages sociaux s’occupe non seulement du bien-être de l’employé, mais aussi du bien-être de l’entreprise. À cette fin, une gestion efficace des avantages sociaux signifie développer des programmes d’avantages sociaux qui sont bons pour l’employé, mais qui n’exercent pas de pression indue sur l’entreprise pour qu’elle respecte ces engagements en matière d’avantages sociaux. Pour cette raison, les administrateurs examinent souvent de nouvelles options d’avantages sociaux, essayant de trouver des programmes qui offriront au moins autant aux employés, tout en maintenant les coûts pour les employeurs aussi bas que possible.