Una de las tareas más comunes de un custodio de datos es asegurarse de que todos los datos pertenecientes a una organización estén definidos y organizados de manera lógica. Los profesionales en este campo a menudo son responsables de otorgar acceso a datos confidenciales y autorizar solicitudes de acceso a datos. En algunos casos, un custodio de datos puede ser responsable de evaluar la precisión y relevancia de los datos almacenados. Cuando los ejecutivos de una organización planifican cambios sistémicos, a menudo se consulta a los custodios de datos y se espera que participen en la implementación de nuevos sistemas de Tecnología de la Información (TI). Estos profesionales también pueden ser responsables de comunicar a otros miembros de una organización sobre todos los problemas de acceso a datos y proporcionar tareas básicas de solución de problemas.
Un custodio de datos es un profesional de TI responsable de tomar decisiones sobre cómo se almacenan, organizan y acceden los datos digitales de una organización. En la mayoría de los casos, este profesional es un líder de sucursal, departamento o equipo. Los custodios de datos en organizaciones más grandes pueden requerir la ayuda de un administrador de datos, a quien un custodio de datos podría delegar tareas y otorgar privilegios cuando él o ella no puede realizar estas tareas solo.
Una función principal de un custodio de datos es determinar la sensibilidad de los datos. Por ejemplo, en un contexto académico, este profesional podría definir todos los registros relacionados con la información personal de los estudiantes como extremadamente sensibles. Las personas que deseen acceder a esta información pueden necesitar contactar a un custodio para obtener acceso a esta información. Los datos sobre los requisitos del curso, por otro lado, pueden definirse como públicos, ya que no son confidenciales y pueden beneficiar a las partes que no tienen acceso privilegiado.
En contextos comerciales, normalmente se requiere que los custodios de datos comprendan cómo se relacionan los datos con las operaciones de una organización. A menudo se espera que desarrollen y revisen pautas que dicten cómo deben adquirirse los datos y dónde deben almacenarse. Cuando los profesionales tienen preguntas sobre por qué los datos son importantes o relevantes o por qué se definen de cierta manera, un custodio de datos puede ser responsable de proporcionar respuestas.
También es común que los custodios de datos trabajen en estrecha colaboración con los ejecutivos para implementar grandes cambios operativos. Por ejemplo, cuando una organización está experimentando grandes cambios que supuestamente mejoran la eficiencia, un custodio de datos podría ser responsable de supervisar la implementación de los nuevos sistemas de TI. En muchos casos, los custodios de datos se reúnen con otros líderes de TI, como los custodios de aplicaciones, para diseñar una nueva arquitectura de TI y crear guías de capacitación para los empleados.