La méthode d’obtention d’un passeport officiel dépend en grande partie des lois de la juridiction émettrice. Différents pays et états ont leurs propres procédures de demande de passeport ; il existe cependant plusieurs exigences qui restent assez cohérentes quel que soit l’emplacement actuel du demandeur. Dans la plupart des pays, les individus devront préparer plusieurs documents officiels certifiés afin de confirmer leur identité, ainsi que la confirmation du caractère officiel de leurs déplacements. La plupart des candidats, sinon tous, devront également se présenter personnellement dans les départements désignés des affaires étrangères ou des voyages de leur pays. Les personnes travaillant dans des postes gouvernementaux et militaires recevront souvent de l’aide pour obtenir un passeport officiel de leurs départements respectifs.
Un passeport officiel est délivré aux personnes qui doivent voyager pour remplir certains services rendus à l’État ; en tant que tels, ces documents sont souvent délivrés sans frais pour le demandeur, contrairement aux passeports touristiques ordinaires. Pour en faire la demande, les particuliers doivent d’abord postuler pour une tâche contrôlée par le gouvernement qui nécessite un voyage à l’étranger. Cela pourrait impliquer des missions médicales, des affaires diplomatiques ou un service militaire, entre autres responsabilités. Bien que certaines de ces tâches soient ouvertes aux bénévoles du public, la plupart d’entre elles nécessitent une affiliation personnelle avec un organisme gouvernemental.
Les candidats auront besoin d’une confirmation que leurs voyages sont pour des affaires officielles. Cela se présente souvent sous la forme de documents certifiés délivrés par un fonctionnaire du gouvernement. Dans certains cas, une carte d’identité délivrée par le gouvernement suffira; dans d’autres, un appel téléphonique direct du bureau à l’organisme émetteur suffit pour autoriser une personne à présenter une demande. Ces occasions sont cependant relativement rares, faisant de la documentation officielle le meilleur moyen de confirmation.
Le reste de la procédure est généralement le même que le processus d’acquisition d’un passeport touristique ordinaire. Les demandeurs d’un passeport officiel devront préparer un certain nombre de documents délivrés par le gouvernement, y compris, mais sans s’y limiter, un certificat de naissance, un permis de conduire délivré par l’État et une attestation fiscale. Les agents de voyages recommandent aux candidats de préparer plusieurs copies de ces documents, car certains services de voyages conservent les dossiers soumis.
Les candidats devront également prendre rendez-vous pour toute comparution personnelle qui pourrait être requise. Certains départements peuvent exiger la comparution pour une entrevue, ou simplement pour signer le passeport et poser pour une photo d’identité. Les délais de traitement et de livraison varient selon le pays et l’emplacement du demandeur. Un passeport officiel peut également être délivré au conjoint du demandeur et aux personnes à charge qui l’accompagnent, le cas échéant. Les personnes possédant un passeport officiel doivent également s’assurer qu’elles possèdent le visa correspondant à leur destination, car les deux documents sont requis pour voyager.