Lorsqu’une entreprise achète des biens ou des services, cela se fait généralement via un bon de commande. Un bon de commande étant un accord juridique entre un acheteur et un vendeur, il est important que les conditions de la commande soient énoncées de manière claire et précise afin d’éviter tout désaccord entre les deux parties. Les conditions courantes des bons de commande incluent le coût, la description des matériaux, la date prévue et les obligations de transport.
L’une des conditions les plus importantes du bon de commande est le coût de l’article, qui indique combien l’acheteur est prêt à payer pour les biens ou les services. Si le destinataire du bon de commande ne peut pas ou ne veut pas égaler le coût sur le bon de commande, il doit l’indiquer à l’acheteur. Si le vendeur donne suite à la commande, il est tenu de vendre le produit à l’acheteur au prix indiqué sur le bon de commande.
Un bon bon de commande comporte une description des matériaux qui ne laisse aucun doute. L’émetteur d’un bon de commande doit être le plus précis possible afin d’éviter toute confusion par la suite. Les biens ou services attendus doivent être décrits avec le plus de détails possible dans le corps du bon de commande.
Le délai d’exécution est une autre des conditions du bon de commande. Les grands fabricants, ou même les petits fabricants avec un stock juste à temps, nécessitent souvent de longs délais pour traiter une commande. Si un vendeur ne peut respecter un délai spécifié, il doit l’indiquer à l’acheteur et n’accepter la commande que si le délai est négociable.
Le fret à bord (FOB) est une condition courante des bons de commande. Cela indique qui prend la responsabilité du coût du fret et à partir de quel endroit. Si un acheteur à New York achète un camion de tapis de San Francisco, les termes peuvent être FOB New York City, ce qui signifie que le vendeur doit payer le fret pour se rendre à New York. Si les termes sont FOB San Francisco, cela signifie que l’acheteur est responsable des frais de transit. Les conditions de fret sont particulièrement délicates lorsqu’il s’agit d’expéditions internationales, et l’acheteur et le vendeur doivent tous deux savoir clairement qui paie les droits de douane et les taxes ainsi que pour le transit réel du fret.
Les conditions de paiement standard aux États-Unis sont Net 30, ce qui signifie qu’une facture doit être payée dans les 30 jours. Les autres termes standard sont « Net 15 », « Net 60 », « Net 90 » ou « Dû à réception ». Si un bon de commande est payé avec une carte de crédit, il n’est généralement pas nécessaire de désigner des conditions de paiement, mais il devrait y avoir des éclaircissements sur le moment où la carte de crédit est traitée pour la commande.
Les conditions des bons de commande sont négociables la plupart du temps. Avec un peu de concessions mutuelles de la part de l’acheteur et du vendeur, les termes d’une commande peuvent être modifiés pour apaiser l’une ou l’autre des parties. Certaines conditions du bon de commande ne sont pas négociables et l’acheteur ou le vendeur doit l’indiquer au début de la négociation.