Un fichier de détail est un fichier informatique qui enregistre un événement ou une transaction qui s’est produit. Pour cette raison, il est également appelé fichier de transaction. Les fichiers de détail sont composés d’une série de champs d’informations qui constituent un enregistrement informatique. Les champs peuvent souvent être utilisés pour rechercher dans toute la collection de fichiers de détails créés. Les fichiers de détails ont généralement un champ clé qui peut être utilisé comme critère de recherche, tel qu’un numéro d’employé, un numéro de compte client, une date ou toute autre information importante.
Une collection de fichiers détaillés ou d’enregistrements de transaction est stockée et traitée par un système de traitement de transaction. Chaque fichier détaillé est stocké pendant une durée spécifique dans le système de traitement des transactions s’il répond à un ensemble de critères de conservation. Par exemple, le système de traitement des transactions peut être programmé pour ne conserver qu’un fichier détaillé qui a un enregistrement complet dans lequel tous les champs contiennent des données valides.
Chaque fichier détaillé est une information importante qui doit être récupérée et traitée par le système de traitement des transactions dans le cadre des procédures opérationnelles normales d’une entreprise. Par exemple, un fichier détaillé peut inclure des informations sur une transaction financière spécifique. Pour que le paiement soit effectué, le fichier détaillé doit être saisi et traité. Le fichier comprendrait des informations sur qui payer, combien payer et pourquoi le paiement est effectué, ainsi que tout autre champ que le système informatique est programmé pour saisir.
Plusieurs caractéristiques d’un fichier détaillé et d’un système de traitement des transactions sont importantes pour rendre le système efficace. Les fichiers détaillés doivent être conçus pour un traitement rapide afin qu’ils puissent être transmis, traités et stockés le plus rapidement possible. Le système qui transmet les fichiers détaillés doit être fiable afin qu’aucun fichier détaillé ne soit perdu ou mal dirigé. Les fichiers de détail doivent être standardisés pour être efficaces ; avoir la même conception pour chaque fichier de détail signifie que le système de traitement des transactions peut traiter le fichier rapidement. Enfin, les fichiers de détail ne doivent être accessibles que dans certaines circonstances afin que l’intégrité de l’information soit conservée.
Les fichiers de détails peuvent être traités de différentes manières. Ils peuvent être traités en lot à certaines heures prédéterminées chaque jour, semaine ou mois. Au lieu de cela, ils peuvent être traités instantanément ou en temps réel, comme lors de transactions en ligne. Les moyens de traitement des dossiers dépendent des besoins de l’entreprise et des demandes et attentes du client.