Un encargado de registros es un empleado de oficina que trabaja, organiza y almacena información como informes, archivos, actas de reuniones, libros de contabilidad y correspondencia miscelánea. Él o ella es responsable de mantener registros ordenados y de fácil acceso para otros trabajadores, o partes externas como abogados que puedan necesitar la información. Los libros, archivos y recibos financieros de una empresa deben mantenerse en un orden actualizado por parte de un administrador de registros a efectos fiscales.
Los registros de impuestos deben mantenerse y actualizarse constantemente de manera exhaustiva, incluidos desgloses de gastos. Se necesitan registros financieros como recibos para probar la información en las declaraciones de impuestos de la compañía. La gestión de registros financieros empresariales se divide en las principales categorías de cuentas por cobrar y por pagar. Las cuentas por cobrar son pagos realizados por los clientes, mientras que las transacciones por pagar son equipos y otros artículos que compra la compañía.
Un administrador de registros debe mantener una lista de clientes que están atrasados en sus pagos, ya que esto representa un déficit o reducción en lo que la compañía debería haber recibido para los pagos de acuerdo con su facturación. Las facturas se emiten en el momento en que un cliente recibe un bien o servicio y se numeran en orden consecutivo. Los clientes en efectivo pagan facturas de inmediato, mientras que aquellos con cuentas de crédito pagan el total de su cuenta cada mes u otro programa acordado. Los encargados de los registros deben asegurarse de que todas las facturas se contabilicen; todos los pedidos cancelados de los clientes se marcan como «nulos», mientras que las declaraciones se emiten a los clientes de crédito. Los estados de cuenta son documentos enviados regularmente a clientes de crédito que incluyen los montos que han pagado o no para las facturas en sus cuentas de crédito.
Los encargados de los registros clasifican el efectivo, las ventas, la nómina y las compras de la empresa en información fácil de ubicar que se ajusta a un sistema general como el software de contabilidad computarizado. En los sistemas de contabilidad computarizados, los encargados de los registros pueden ser responsables de descargar la información bancaria de una empresa en programas de software. Hacer una copia de seguridad de los archivos en caso de incendio en la oficina u otra emergencia es otra responsabilidad común. En algunos casos, un administrador de registros aún puede necesitar registrar a mano algunos recibos y artículos en un libro de contabilidad reglado. Los encargados de los registros a menudo están a cargo del dinero en efectivo y el seguimiento de las compras de suministros de oficina.
Un administrador de registros eficiente organiza y archiva artículos diariamente en lugar de dejar que se acumulen recibos e información. Tal mantenimiento diario de registros es una parte principal de este tipo de trabajo de oficinista, pero se puede asignar otro trabajo administrativo. Los encargados de los registros a menudo toman minutos en las reuniones, antes de distribuir y luego almacenar la información.