Un assistant virtuel est un assistant de bureau administratif qui assure la gestion générale du bureau à partir d’un emplacement distant. Les tâches générales de gestion de bureau comprennent des tâches de bureau telles que le classement des documents, la collecte de données et le stockage de données. Il peut également s’étendre aux services d’assistance juridique et de comptabilité – essentiellement tout type de travail de bureau pouvant être accompli dans le monde virtuel.
Souvent appelé assistant virtuel, le cheminement de carrière d’un assistant virtuel est devenu plus courant dans les années 1990, lorsque la technologie a progressé et que les bureaux de l’entreprise sont de plus en plus décentralisés. Alors que la densité urbaine et la congestion ont contribué à stimuler la banlieue au fil des ans, les villes périphériques se sont développées. Les entreprises ont suivi, incitant les entreprises à ouvrir davantage de succursales dans une variété de villes et d’États. La mondialisation est désormais une force supplémentaire qui pousse les entreprises étrangères à exploiter de nouveaux marchés et de nouveaux consommateurs. Le besoin de doter ces bureaux en personnel s’est fait sentir, mais était souvent associé à un coût plus élevé.
Un assistant virtuel peut être un employé de l’entreprise pour laquelle il travaille ou il peut être un entrepreneur indépendant. Un assistant virtuel peut faire du télétravail depuis son domicile, ou il ou elle peut travailler dans les bureaux de l’entreprise et gérer un ou plusieurs sites distants.
Les entreprises VA apparaissent de plus en plus et sous-traitent leurs assistants virtuels aux entreprises. Les fournisseurs de bureaux virtuels ont généralement environ 10 assistants virtuels qui gèrent les bureaux virtuels d’environ 100 à 150 entreprises. Par exemple, si une entreprise à New York souhaite avoir un bureau virtuel à Los Angeles, en utilisant une nouvelle technologie, cette entreprise n’a pas besoin d’ouvrir une succursale physique sur la côte ouest des États-Unis. L’entreprise peut simplement acheter un contrat avec un fournisseur de bureau virtuel.
Les fournisseurs de bureaux virtuels donnent à l’entreprise cliente une adresse locale et un numéro de téléphone local. Un assistant virtuel est affecté pour répondre aux appels de l’entreprise cliente à l’adresse locale, en répondant au nom de l’entreprise cliente et en transférant les appels au siège de l’entreprise ou au représentant désigné. L’assistant virtuel aide également l’entreprise cliente à cibler les consommateurs sans avoir à se trouver dans cette zone géographique. Cela permet de donner l’impression que l’entreprise a une succursale dynamique et active dans cette ville éloignée.
Les fournisseurs de bureaux virtuels peuvent également collecter le courrier de l’entreprise, le trier et le réacheminer. L’assistant virtuel peut superviser les obligations juridiques et commerciales de l’entreprise cliente afin qu’elle puisse fonctionner dans une autre ville, un autre État ou un autre pays. La nouvelle technologie Internet permet aux assistants virtuels de gérer une gamme d’entreprises ou de bureaux grâce à un logiciel hautement organisé. La technologie permet également à l’assistant virtuel de passer des appels vers d’autres villes ou pays de manière transparente.