La télécopie par diffusion est une fonctionnalité qui permet à quelqu’un d’envoyer un ou plusieurs documents à plusieurs destinataires simultanément. Les documents qui doivent être envoyés à un large public, tels que des annonces, des communiqués de presse, des bulletins d’information ou d’autres types d’informations, sont souvent envoyés par fax généralisé. Certaines entreprises envoient régulièrement des rappels d’inscription à une conférence ou à un atelier, des factures et d’autres documents à l’aide de cette forme de communication. Bien que les publicités puissent également être envoyées via cette méthode, les États-Unis interdisent les publicités non sollicitées, également appelées télécopies indésirables.
Certains télécopieurs professionnels disposent de fonctions de numérotation rapide qui peuvent simuler une diffusion de télécopie. D’autres entreprises utilisent Internet pour toutes les fonctions de télécopie et achètent un modem doté de fonctions de télécopie par diffusion. D’autres entreprises passent un contrat avec une entreprise ou achètent un logiciel pour envoyer des télécopies diffusées.
L’un des avantages de l’utilisation d’un service pour envoyer des fax diffusés est que le télécopieur individuel de l’entreprise n’est pas bloqué pendant la transmission du fax. En utilisant un service Internet, une entreprise n’a pas besoin d’avoir un équipement informatique spécial, des cartes ou des serveurs de télécopie, un logiciel spécial ou plusieurs lignes téléphoniques. Lors de l’utilisation d’un service de diffusion de fax, l’utilisateur télécharge une liste de destinataires de fax et les numéros de fax correspondants, ainsi que le document à envoyer. Certains de ces services fournissent une correction automatique de l’indicatif régional. Certains offrent également la possibilité d’exclure des numéros de fax spécifiques, afin d’empêcher l’envoi de documents faxés indésirables.
Les avantages de l’utilisation d’Internet pour la télécopie sont assez nombreux, bien qu’ils ne soient pas parfaits pour toutes les situations. Une entreprise n’a pas besoin d’une ligne téléphonique supplémentaire, contrairement à un télécopieur traditionnel. Avec la télécopie par Internet, il n’y a pas de frais de papier, d’encre ou de toner ni de réparations. Certains trouvent que la télécopie par Internet simplifie la gestion des télécopies. La télécopie par Internet élimine également le risque de manquer une télécopie en raison d’un télécopieur éteint, d’un signal d’occupation ou d’un manque de papier ou d’encre.
Avec l’avènement de la diffusion par fax, certaines entreprises utilisent cette fonctionnalité au lieu du publipostage. L’un des avantages de la télécopie est que les pièces de publipostage peuvent être perdues dans le courrier ordinaire. Il dispose également d’une fonction de renumérotation automatique qui assure la livraison. D’autres entreprises utilisent cette technologie pour contacter des prospects ou de nouveaux clients afin de vendre un produit ou un service.
Le télécopieur est en fait l’abréviation de télécopieur. Bien que le concept de la technologie utilisée par les télécopieurs ait été développé au milieu du XIXe siècle, la variété moderne la plus reconnaissable et largement utilisée est née à la fin des années 19. À l’origine, la télécopie s’appelait la télécopie. Au fil des ans, à mesure que la technologie s’améliorait, la vitesse et la résolution avec lesquelles les documents sont envoyés se sont naturellement améliorées.