Der Weg zum Dokumentenbibliothekar erfordert einen Master of Library Science (MLS) oder einen gleichwertigen Abschluss eines College oder einer Universität, das von der American Library Association in den USA oder einer ähnlichen Akkreditierungsagentur in anderen Ländern akkreditiert ist. Neben einem Master-Abschluss sollte ein Dokumentenbibliothekar Erfahrung in der Arbeit mit dem staatlichen und bundesstaatlichen Depotprogramm haben, das landesweit Zugang zu fast allen nicht vertraulichen Regierungsdokumenten über Bibliotheken bietet. Es ist auch hilfreich, über praktische Kenntnisse der Klassifizierungssysteme für Regierungsdokumente zu verfügen, die zur Organisation dieser Dokumente verwendet werden, z. B. der Superintendent of Documents (SuDoc).
Dokumentenbibliothekare sind spezialisierte Bibliothekare, die staatliche Dokumente und Informationen über das Bundesarchivprogramm kategorisieren und verbreiten und der Öffentlichkeit helfen, Zugang zu den gewünschten Regierungsinformationen zu erhalten. Da sich diese Depots häufig in öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken befinden, überschneiden sich die Aufgaben von Dokumentenbibliothekaren häufig mit anderen Aufgaben, die für eine allgemeine Bibliotheksposition typisch sind, wie Verwaltungsaufgaben, das Verfassen von Abstracts und Kundenservice. Als solche sind die Voraussetzungen, um ein Dokumentenbibliothekar zu werden, einen Bachelor-Abschluss und dann einen MLS zu erwerben, der auf das Verständnis etablierter Bibliotheksverfahren und Informationsressourcen vorbereitet.
Während des Bachelor- oder Masterstudiums ist es hilfreich, als Seiten- oder Bibliotheksassistent in einer öffentlichen, staatlichen oder wissenschaftlichen Bibliothek zu arbeiten. Diese Bibliotheksjobs sind Einsteiger und ziemlich einfach zu bekommen. Sie vermitteln auch Fähigkeiten und Erfahrungen mit Informationssystemen, die hilfreich sein können, um in Zukunft ein Dokumentenbibliothekar zu werden.
Neben einem MLS-Abschluss kann es sinnvoll, aber nicht zwingend erforderlich sein, Erfahrungen oder einen Abschluss in einem dem Fachgebiet verwandten Fachgebiet wie Rechts-, Fremdsprachen- oder Politikwissenschaft zu erwerben. Ein Dokumentenbibliothekar kann mit Fragen sehr spezifischer und rechtlich sensibler Natur konfrontiert werden, die den Zugriff auf einen einzelnen Absatz in einem bestimmten Regierungsdokument erfordern. Vertrautheit mit Regierungsbehörden und deren Funktionen kann hilfreich sein, um ein Dokumentenbibliothekar zu werden, der für diese Anfragen gut gerüstet ist. Dieses Wissen kann einem Bibliothekar helfen, schnell Informationen zu finden, die über Methoden, die die breite Öffentlichkeit möglicherweise verwendet, wie eine Internetsuche, möglicherweise nicht verfügbar sind.
Viele persönliche Eigenschaften sind für jeden nützlich, der Dokumentbibliothekar werden möchte. Die Fähigkeit, kritisch zu denken und mit etablierten Klassifikationssystemen zu arbeiten, ist für das Verständnis von Bibliothekssystemen unabdingbar. Vorbildliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, verständlich zu schreiben, sind wertvoll, um Informationen einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Menschenkenntnis, der Wunsch, der Öffentlichkeit zu helfen, und eine Leidenschaft für Wissen sind die Grundvoraussetzung für jeden, der Dokumentbibliothekar werden möchte.