Ein Sachbearbeiter ist für die Eingabe von Informationen in Kontobücher im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation verantwortlich. Gesetze in vielen Ländern verlangen von Geschäftsinhabern, detaillierte Finanzaufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben zu führen, und diese Aufzeichnungen werden während der Steuervorbereitung und bei Unternehmensprüfungen überprüft. Der Sachbearbeiter muss sicherstellen, dass die Finanzinformationen genau erfasst werden und die Bücher des Unternehmens täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeglichen werden.
Viele Unternehmen führen separate Hauptbücher für verschiedene Arten von Ausgaben wie Gehaltsabrechnung oder Inventar. Bevor Gelder von diesen Konten eingezahlt oder abgezogen werden, kann der Sachbearbeiter zunächst alle Transaktionen über ein Hauptbuch weiterleiten. Einzahlungen werden im Hauptbuch erfasst und dann von diesem Konto abgebucht und in das entsprechende Nebenbuch zurückgebucht. Der Sachbearbeiter verwendet Nebenbuchkontonummern, um diese Ein- und Auszahlungen zu verfolgen, aber das Hauptbuch enthält Details zu allen Belastungen und Gutschriften der Firma.
Am Ende jedes Tages sollte der Endsaldo des Ledgers die kombinierte Summe aus dem Anfangssaldo des Tages plus aller Gutschriften und abzüglich aller Belastungen widerspiegeln. In der Regel verlangen Unternehmen, dass der Sachbearbeiter das Hauptbuch täglich ausgleicht. Wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden, muss der Sachbearbeiter alle Transaktionen und Belege sorgfältig überprüfen, um die Ursache des Problems zu identifizieren. Der Verkäufer muss den Fehler korrigieren und sicherstellen, dass der Endsaldo korrekt ist. In einigen Ländern sind Sachbearbeiter nicht verpflichtet, die Hauptbücher täglich zu prüfen, aber je häufiger die Hauptbücher überprüft werden, desto leichter können Sachbearbeiter Probleme erkennen und lösen.
Sachbearbeiter sind manchmal für die Erstellung von Finanzberichten und für die Präsentation vor den Direktoren oder Eigentümern des Unternehmens verantwortlich. Sie können Fragen zur finanziellen Leistung des Unternehmens beantworten, indem sie sich auf die in den Hauptbüchern enthaltenen Daten beziehen. Bei der Durchführung von Betriebsprüfungen durch die Steuerbehörden ist der Sachbearbeiter für die Beantwortung der Fragen des Abschlussprüfers und die Bereitstellung von Kopien der Belege und Finanzinformationen, die der Abschlussprüfer verlangt, verantwortlich.
Einige Unternehmen stellen zertifizierte Wirtschaftsprüfer ein, um als Sachbearbeiter zu arbeiten. Diese Personen haben in der Regel einen Hochschulabschluss in Rechnungswesen, Finanzen oder einem verwandten Bereich und sind als Buchhalter zugelassen. Große Unternehmen können eine große Anzahl von Sachbearbeitern beschäftigen, um die Finanzen der verschiedenen Unternehmensbereiche zu überwachen. Kleine Firmen stellen manchmal Buchhalter ein, die keine formale Buchhaltungsausbildung haben, um als Sachbearbeiter zu arbeiten. Diese Personen können einen Hochschulabschluss haben oder nicht, haben jedoch in der Regel einige Erfahrung als Büroadministratoren, Sekretäre oder Schatzmeister.