Ein Rechnungsbeauftragter verwaltet Kundendatenbanken, stellt Rechnungen aus und bearbeitet die Kommunikation in Bezug auf Rechnungsangelegenheiten. Viele Versorgungsunternehmen, Arztpraxen und ähnliche Dienstleister verwenden Abrechnungsvertreter, um ihre Abrechnungs- und Zahlungssysteme zu verwalten. Für diese Arbeit gibt es in der Regel keine besonderen Bildungsvoraussetzungen über den Hauptschulabschluss hinaus, obwohl einige Ämter einschlägige Erfahrungen in der administrativen Unterstützung und insbesondere in der Abrechnung erwarten. Die Beschäftigungsmöglichkeiten können je nach Erfahrung, Ausbildung und Region variieren.
Wenn neue Kunden oder Kunden ankommen, werden diese vom Abrechnungsbeauftragten registriert, grundlegende Informationen gesammelt, aufgezeichnet und besondere Bedenken zur Kenntnis genommen. Dies kann die Berechtigung für Dienstleistungen durch Versicherungen oder andere Zahlungsprogramme umfassen. Abrechnungsbeauftragte können Beratung anbieten, die Personen auf ihre Verpflichtungen aufmerksam machen, wenn sie Produkte und Dienstleistungen annehmen, und Ratschläge zur Kostensenkung geben. Wenn beispielsweise ein Kunde in einer Arztpraxis eine Versicherung hat, kann der Abrechnungsvertreter empfehlen, für bestimmte Verfahren oder Behandlungen eine vorherige Genehmigung einzuholen.
Während das Unternehmen Dienstleistungen erbringt, erstellt der Abrechnungsbeauftragte Rechnungen und sendet sie an die entsprechende Partei. Dies kann eine Versicherungsgesellschaft, eine Regierungsbehörde, die Dienstleistungen erbringt, ein Arbeitgeber oder eine andere Einrichtung sein. Ein etwaiger Restbetrag auf der Rechnung geht zu Lasten des Kunden. Abrechnungsbeauftragte können an Zahlungsplänen und anderen Maßnahmen für den Umgang mit großen und unerwarteten Rechnungen arbeiten. Sie halten Kundenkonten in gutem Zustand und unterhalten die Kommunikation mit Kunden, die ausstehende Salden haben, um die Chancen zu erhöhen, den Saldo vollständig einzuziehen.
Diese Aufgabe kann eine Versicherungsüberprüfung, Überprüfungen, um sicherzustellen, dass Kunden versichert sind, und um die Art ihrer Deckung zu bestimmen. Abrechnungsvertreter müssen möglicherweise mit Codierungspraktiken vertraut sein, die verwendet werden, um Dienste und Verfahren unter Verwendung eines standardisierten Systems zu identifizieren. In einigen Fällen können mehrere Systeme von derselben Firma verwendet werden, je nachdem, wohin die Rechnungen gehen. Beispielsweise können Versicherungsunternehmen eigene Codes haben, die für den Zahlungseingang korrekt eingegeben werden müssen.
Anfängliche Einziehungen von Kundenkonten, die in Verzug zu geraten scheinen, liegen möglicherweise in der Verantwortung eines Abrechnungsbeauftragten. Dies kann die Angabe korrekter Kontaktinformationen, das Ausstellen von Zahlungsaufforderungen und die Bereitstellung von Informationen zu Zahlungsmethoden umfassen. Wenn Kunden nicht auf Inkassoversuche reagieren, kann das Unternehmen sie gegen eine Gebühr an einen Dritten übergeben, der aggressivere Praktiken anwendet. Durch die ausschließliche Konzentration auf Inkasso kann der Dritte im Gegensatz zu einem Abrechnungsbeauftragten, der eine Vielzahl von Aufgaben übernimmt, möglicherweise die Inkassoquote erhöhen.