Ein Kostencontroller überwacht das Budget eines Unternehmens und stellt sicher, dass das Unternehmen nicht über seine Verhältnisse ausgibt. Im Wesentlichen sorgt ein Kostencontroller dafür, dass sein Unternehmen finanziell über Wasser bleibt. Diese Personen können in einer Vielzahl von Branchen arbeiten, haben aber im Allgemeinen die gleichen Verantwortlichkeiten. Zu den gängigsten gehören die Analyse der Projektkosten, die Erstellung eines Budgets, die Überwachung der Kosten während jedes Projekts, Treffen mit Abteilungsleitern und die Verwaltung von Untergebenen.
Bevor ein Projekt in Gang kommt, verbringt ein Kostencontroller in der Regel einige Zeit damit, die anfallenden potenziellen Kosten zu analysieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine Computer mit neueren Modellen aktualisieren möchte, bestimmt der Controller die Vorlaufkosten. Er kann auch prüfen, ob möglicherweise zusätzliche unvorhergesehene Kosten entstehen, wie zum Beispiel Softwareprogramme, die für die neuen Computer gekauft werden müssen. Sobald der Controller das Projekt genehmigt und der Meinung ist, dass sein Unternehmen über die finanziellen Mittel verfügt, um es zu unterstützen, kann das Projekt beginnen.
Ein Projektbudget zu erstellen ist ein weiterer wichtiger Teil dieser Aufgabe. Um leichtfertige Ausgaben und finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es für einen Kostencontroller unerlässlich, für jedes Projekt ein realistisches Budget zu entwickeln. Um dies zu erreichen, kann er Finanzberichte analysieren und die ungefähren Ausgaben eines vorgeschlagenen Projekts aufsummieren. Genauigkeit ist von entscheidender Bedeutung, da Fehler das finanzielle Wohlergehen seines Unternehmens gefährden könnten.
Darüber hinaus muss der Controller die Ausgaben während des gesamten Projektabschlusses kontinuierlich überwachen. Dazu vergleicht er in der Regel in jeder Phase das Unternehmensbudget mit den tatsächlichen Ausgaben. Stimmen die Zahlen überein, kann das Projekt normal weiterlaufen. Erhebliche Abweichungen vom Budget führen hingegen dazu, dass möglicherweise Projektüberarbeitungen vorgenommen werden müssen, um auf Kurs zu bleiben.
Regelmäßige Treffen mit Abteilungsleitern sind in dieser Position ebenfalls eine übliche Arbeitspflicht. Da eine offene Kommunikation entscheidend für die Einhaltung des Budgets ist, kann ein Kostencontroller in den verschiedenen Phasen eines Projekts Einzelgespräche mit den Vorgesetzten führen oder mehrere Besprechungen abhalten. Er könnte kurzfristige Ziele, langfristige Ziele und den aktuellen Fortschritt eines Projekts besprechen. Um seine Arbeit gut zu machen, muss ein Controller ein effektiver Kommunikator sein.
Darüber hinaus können einige Personen auch Untergebene verwalten. Dies ist häufiger in größeren Unternehmen der Fall, kann aber auch in kleineren vorkommen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um die Führung von Buchhaltern und anderen Mitarbeitern, die in der Finanzabteilung eines Unternehmens arbeiten. Der Kostencontroller kann bei Bedarf Schulungen und Unterstützung anbieten oder Disziplinarmaßnahmen ergreifen. Folglich erfordert diese Position eine Person mit beträchtlichen Führungsqualitäten.