Ein Dokumentationsspezialist ist ein Fachmann, dessen Hauptaufgabe darin besteht, entweder Dokumente zu erstellen oder zu verwalten oder beides. Dies kann die Dokumentation von Prozessen, Projekten und Abläufen mit verschiedenen Medien umfassen. Es kann auch das Sammeln von Dokumenten von einer Reihe von Interessengruppen und deren Konsolidierung in einer verwendbaren Datei oder einem Dokument umfassen. Der Zweck einer solchen Dokumentation kann von historischem Interesse über die Etablierung von Geschäftspraktiken bis hin zu behördlichen Anforderungen reichen.
In vielen Fällen ist ein Dokumentationsspezialist die Person, die die Dokumentation tatsächlich durchführt. Dies kann bedeuten, Richtlinien- und Verfahrenshandbücher basierend auf aktuellen Praktiken zu schreiben oder ein Benutzerhandbuch zu erstellen, das dokumentiert, wie ein Produkt verwendet oder zusammengebaut werden sollte. Es könnte auch bedeuten, einen Zeitplan für Maßnahmen und Mitteilungen zu erstellen, wenn ein Prozess von Aufsichtsbehörden vorgeschrieben wird oder wenn es möglicherweise zu Streitigkeiten oder Gerichtsverfahren kommt. Es kann auch bedeuten, Ereignisse und Vorkommnisse für eine historische Aufzeichnung zu dokumentieren.
Betrachten Sie als Beispiel ein Unternehmen, das während eines Herstellungsprozesses bestimmte Sicherheitsmaßnahmen ergreifen muss. Ein Dokumentationsspezialist könnte dafür verantwortlich sein, den ordnungsgemäßen Abschluss des Prozesses zu überwachen und dann ein Dokument zu erstellen, das den Mitarbeitern erklärt, wie der Prozess Schritt für Schritt zu replizieren ist. Diese Arbeit hilft bei der Ausbildung und hilft auch den Regulierungsbehörden zu zeigen, dass das Unternehmen versucht, das richtige Verfahren zu befolgen.
In Verbindung mit oder anstelle des Schreibens von Dokumenten kann ein Dokumentationsspezialist für die Aufzeichnung von Ereignissen und Prozessen durch Stand- oder Videofotografie verantwortlich sein. Dies kann das Fotografieren eines verunfallten Autos umfassen, um den Schaden für einen Versicherungsanspruch oder einen Rechtsstreit zu dokumentieren. Es könnte auch das Filmen eines besonderen Ereignisses oder Vorgangs beinhalten, damit es genau dargestellt werden kann, ohne sich auf das menschliche Gedächtnis zu verlassen.
Eine andere Art von Dokumentationsspezialist ist jemand, der benötigte Dokumente von anderen zusammenstellt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise versucht hat, Geld von einem Kunden einzuziehen und rechtliche Schritte in Betracht zieht, kann ein Dokumentationsspezialist gebeten werden, den ursprünglichen Kaufvertrag, alle zutreffenden Rechnungen und alle E-Mails oder andere Mitteilungen, die an gesendet oder ausgetauscht wurden, zusammenzustellen mit dem jeweiligen Kunden. Diese Art von Spezialisten kann auch unabhängige Dokumente erstellen, die zusätzliche Details enthalten oder beschreiben, wie die Dokumente erhalten wurden.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Begriff nicht mit dem Begriff Dokumentenspezialist verwechselt werden sollte. Ein Dokumentationsspezialist erstellt oder stellt Dokumente zusammen, um Informationen zu verfolgen oder etwas zu beweisen. Ein Dokumentenspezialist ist jemand, der mit bestehenden Dokumenten arbeitet und auf eine Vielzahl von Berufen verweisen kann, vom Sachbearbeiter in einem Copyshop bis zum Handschriftexperten, der historische Dokumente beglaubigt.