Ein Büroautomationssachbearbeiter stellt sicher, dass alle automatisierten Systeme, die für den täglichen Bürobetrieb wichtig sind, funktionsfähig sind. Er muss in der Regel über Kenntnisse dieser Systeme hinsichtlich Betrieb, Wartung und Reparatur verfügen. Im Falle eines Geräte- oder Maschinenausfalls wird die Meinung des Sachbearbeiters, ob eine Reparatur oder ein Austausch logischer und kostengünstiger ist, oft höher bewertet als die anderer Sachbearbeiter.
Neben der Überwachung von Maschinen und Geräten kann von einem Büroautomationskaufmann erwartet werden, dass er diese auch bedient. Er wird häufig mit Computern, Druckern und Scannern beauftragt. Von ihm kann erwartet werden, dass er geübt im Umgang mit Frankiermaschinen, Faxgeräten, Kopierern und Telekommunikationssystemen ist. Vorzugsweise ist sein Wissen über diese Systeme so umfassend, dass er andere in die ordnungsgemäße Bedienung einweisen kann.
In einigen Geschäftsumgebungen muss der Büroautomatisierungssachbearbeiter andere Geräte wie Sicherheitsüberwachungsgeräte und Sicherheitsschleusen bedienen und warten. Seine Aufgabe kann es sein, die Anmeldeinformationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Besuchern zu überprüfen und zu überprüfen. In außergewöhnlich sicheren Atmosphären muss er möglicherweise Körperscans mit einem tragbaren Metalldetektor durchführen.
Da die Wartung und der Betrieb von Bürogeräten in einigen Umgebungen möglicherweise keine Vollzeitbeschäftigung sind, führt der Sachbearbeiter im Allgemeinen eine Vielzahl von administrativen Unterstützungsaufgaben aus. Sein Allgemeinwissen und seine vielseitigen Fähigkeiten machen ihn typischerweise zu einem wertvollen Unternehmenskapital. Er wechselt regelmäßig zwischen den Abteilungen, um Projekte zu unterstützen, wenn es die Zeit erlaubt.
Diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten umfassen in der Regel die Pflege und Aktualisierung von technischen Handbüchern und Veröffentlichungen. Er kann auch bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten mithelfen. Gelegentlich kann er hinzugezogen werden, um beim Kundendienst und am Empfang zu helfen, wie z. B. bei der Beantwortung eingehender Anrufe und der Begrüßung von Besuchern. Wenn er als kompetent in der schriftlichen Kommunikation angesehen wird, kann er aufgefordert werden, die Korrespondenz auf Grammatik, Zeichensetzung und Inhalt zu überprüfen.
Die Poststelle verwendet häufig die Unterstützung eines Büroautomatisierungssachbearbeiters. Auf seine Diskretion und sein Urteilsvermögen kann man sich im Allgemeinen verlassen, um die Vertraulichkeit eingehender und ausgehender Post zu bestimmen. Er muss möglicherweise sicherstellen, dass die Post richtig adressiert und angemessen frankiert ist. Wenn externe Kuriere eingesetzt werden, wird häufig der Sachbearbeiter hinzugezogen, um die Dienste zu organisieren und Abholungen und Lieferungen zu verfolgen.
Die Stelle als Kaufmann für Büroautomation setzt keine formale Ausbildung voraus, jedoch ist in der Regel ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss Voraussetzung. Erfahrung im Bürobetrieb wird ebenso geschätzt wie eine gute Begabung in der Bedienung und Reparatur von Büromaschinen. Arbeitnehmer in dieser Position suchen möglicherweise eine Beförderung zum Büroautomatisierungsspezialisten, eine Position, die im Allgemeinen ein höheres Gehalt zahlt und mehr Verantwortung am Arbeitsplatz, Herausforderungen und Aufstiegsmöglichkeiten bietet.