Um Einkaufsadministrator zu werden, benötigt eine Person eine Kombination aus formaler Ausbildung, Branchenschulung und Felderfahrung auf Einstiegsniveau. Viele Großhandels- und Fertigungsunternehmen, die Einkaufsleiter und -assistenten beschäftigen, bevorzugen ein wirtschaftswissenschaftliches Studium. Ein Verständnis des Einzelhandelsumfelds und der Art und Weise, wie sich Waren durch die Vertriebspipeline bewegen, ist ebenfalls unerlässlich. Die meisten Firmen bieten ein formelles Schulungsprogramm an oder bringen Einkäuferassistenten mit erfahrenerem Personal zusammen, während sie die Grundlagen der Geschäftsmethoden des Unternehmens erlernen.
Angehende Einkaufsadministratoren sollten bedenken, dass für den Wechsel in eine Geschäftsleitungsfunktion ein weiterführender Abschluss erforderlich sein kann. Aus diesem Grund ist ein grundständiges Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaften oder einer angewandten Wissenschaft hilfreich. Wer Einkaufssachbearbeiter werden möchte, sollte sich auch während der Schulzeit nach Möglichkeiten umschauen, den Einzelhandel zu erlernen. Eine Teilzeitstelle im Merchandising oder Einzelhandel oder ein Sommerpraktikum im Einkauf kann dazu beitragen, dass sich der Einzelne mit den Praktiken der Branche vertraut macht.
Diejenigen, die kurz vor dem Abschluss eines Studiums stehen, möchten möglicherweise mit der Suche nach potenziellen Produktions-, Großhandels- und Einzelhandelsunternehmen beginnen, die neue Hochschulabsolventen für Assistenzkäuferpositionen einstellen. Einige dieser Firmen rekrutieren diejenigen, die Einkaufssachbearbeiter werden möchten, für Einsteiger-Trainingsprogramme. Diese Einstiegspositionen ermöglichen es neuen Absolventen, sich im Laufe eines Jahres oder länger an das Umfeld des Unternehmens und die Aufgaben eines Einkaufsleiters zu gewöhnen.
Die Mehrheit derjenigen, die Einkaufssachbearbeiter werden möchten, beginnen in Support-Positionen. Sie können als Einkaufsassistenten oder Juniorassistenten beginnen. Bevor eine Person eine Führungsposition übernehmen kann, muss sie Einkaufserfahrung sammeln und lernen, wie ein bestimmtes Unternehmen arbeitet. Der Einkauf für ein Produktionsunternehmen kann sich beispielsweise stark von dem eines High-End-Kaufhauses unterscheiden.
Einkaufsassistenten lernen von erfahrenen Kollegen, wie sie den richtigen Produktmix finden und sichern, Marktdaten zusammenstellen und interpretieren und auf schwankende Lagerbestände reagieren. Sie können auch zusätzliche Einblicke und Einblicke in den Lieferkettenprozess gewinnen, Branchenverbindungen zu Lieferanten herstellen und Erfahrungen mit der Führung von Vertriebsmitarbeitern sammeln. Sobald eine Person Erfahrungen gesammelt hat und sich den Pflichten eines Käufers ausgesetzt hat, kann ein Unternehmen empfehlen, zusätzliche Verantwortung zu übertragen.
Ein Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, Marketing oder Handelsmanagement kann sich für diejenigen, die Einkaufssachbearbeiter werden möchten, als vorteilhaft erweisen. Viele ältere Einkäufer erwerben schließlich einen höheren Abschluss, da dieser für eine Beförderung erforderlich sein kann. Senior-Einkäufer sind oft für die Überwachung von Junior-Einkäufern, Merchandising-Managern und mehreren Vertriebsmitarbeitern verantwortlich. In einigen Ländern kann auch eine Zertifizierung in Warenplanung und -einkauf erforderlich sein.