Ein professionelles Angebot zu schreiben muss nicht schwierig sein, wenn Sie mehrere wichtige Überlegungen berücksichtigen. Widerstehen Sie zunächst dem Drang, zu schreiben, um zu beeindrucken, indem Sie beispielsweise eine ausgefallene Sprache oder einen technischen Jargon verwenden. Verwenden Sie stattdessen eine einfache Sprache, die klar erklärt, was Ihre Leser über Ihren Vorschlag wollen und wissen müssen. Zweitens, denken Sie daran, die Details zu überprüfen, z. B. um sicherzustellen, dass Ihr Angebot keine Tippfehler oder Fehler enthält. Drittens, denken Sie daran, dass Ihr Ziel beim Schreiben eines professionellen Angebots darin besteht, Ihre Leser davon zu überzeugen, Ihnen Arbeit zu geben. Befolgen Sie also ihre Anweisungen in ihrer Angebotsanfrage (RFP) und überzeugen Sie sie davon, dass Sie und Ihr Unternehmen genau das bieten werden Sie brauchen.
Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihres Vorschlags, indem Sie sich notieren, was Ihre Leser von Ihnen erwarten. Versuchen Sie, den Vorschlag aus ihrer Perspektive zu sehen, da Sie versuchen, ihnen Ihre Ideen zu verkaufen. Wie werden Sie ihre Bedürfnisse erfüllen? Welche Vorteile werden sie haben, wenn sie sich für Ihr Unternehmen entscheiden, um für sie zu arbeiten, gegenüber einem anderen Unternehmen? Welche Arbeit haben Sie in der Vergangenheit geleistet, die Sie und Ihre Ideen genau passend für diesen Angebotsvorschlag macht?
Wenn Sie Fragen wie diese beantwortet haben, machen Sie sich weitere Notizen, damit Sie sich ein grobes, aber klares Bild davon machen können, was Sie in die Ausschreibung oder eine andere Art von Angebot aufnehmen werden, z. B. eines, das Sie initiiert haben. Als nächstes organisieren und erweitern Sie die Informationen, die Sie in Ihren professionellen Vorschlag aufnehmen werden. Wenn Sie eine Angebotsvorlage verwenden, entscheiden Sie, wie Sie Ihren Inhalt am besten in seiner Struktur organisieren. Andernfalls können Sie sich Beispielvorschläge aus Wirtschaftsbüchern oder Online-Recherchen ansehen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie Ihre Angebotsinformationen überzeugend präsentieren können.
Design und Layout Ihres professionellen Angebots sollten zu Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen passen. Das Deckblatt sollte Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen sowie eine interessante Grafik enthalten, die Ihre Leser für Ihre Idee interessiert. Eine einseitige Zusammenfassung, die die Ziele und Ergebnisse des Projekts umreißt, sollte normalerweise dem Deckblatt folgen. Viele professionelle Angebotsverfasser empfehlen, die Executive Summary zuletzt zu schreiben, damit Sie Ihr Angebot überzeugend und genau zusammenfassen können.
Visuelle Begleitungen zu schriftlichen Angeboten sind in der heutigen Geschäftswelt ein Muss. Halten Sie sie jedoch für Ihren professionellen Vorschlag relevant und stellen Sie sicher, dass sie ihn fördern, anstatt ihn abzulenken. Unterstützende Grafiken können die Überzeugungskraft Ihres Textes erhöhen und ihn interessant halten. Ziehen Sie in Erwägung, hilfreiche Grafiken und Diagramme mit relevanten statistischen Informationen hinzuzufügen. Ihr Firmenname, Logo, Slogan und Kontaktinformationen sollten in Ihrem Angebot professionell erscheinen.
Professionelle Autoren wissen, wie sie schreiben müssen, um Fragen zu beantworten, von denen sie erwarten, dass sie ihre Leser haben werden. Lesen Sie den ersten Entwurf Ihres Vorschlags durch und stellen Sie sicher, dass Sie alle Fragen beantwortet haben, die Ihr Publikum erwarten kann. Überdenken Sie Ihr Preisangebot und machen Sie es wettbewerbsfähig, aber gehen Sie nicht zu niedrig, um den Job zu bekommen, da dies Ihrem eigenen Ziel zuwiderläuft. Ein gutes Seitenziel für ein professionelles Angebot sind zehn Seiten, obwohl einige Angebote 15 Seiten oder mehr umfassen. Vorschläge sollten detailliert und gründlich sein, aber wenn sie auch prägnant sind, können sie den Leser fesseln.