Ein Dokumentenprozessor verarbeitet eingehende Dokumente und die Dateneingabe, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Finanzinstitute, Anwaltskanzleien, Versicherungsunternehmen und Gesundheitsdienstleister verwenden unter anderem Dokumentenprozessoren. Für Positionen in diesem Bereich ist keine spezielle Ausbildung erforderlich, es sei denn, die Personen haben ein Interesse an erweiterten Aufsichtsfunktionen. Einige Arbeitgeber verlangen möglicherweise einen Hochschulabschluss oder spezielle Zertifizierungen von ihren Vorgesetzten, damit sie ihre Arbeit effektiver ausführen können, während andere erfahrenes Personal ohne besondere Ausbildung fördern.
Wenn Dokumente vor Ort eintreffen, überprüft der Dokumentenbearbeiter sie, um sicherzustellen, dass sie richtig und vollständig sind. Wenn dies nicht der Fall ist, können sie an den ursprünglichen Kunden oder Mitarbeiter zurückgesendet werden. Bei einer Bank ist beispielsweise der Kreditsachbearbeiter für die Abgabe eines kompletten Kreditpakets verantwortlich. Wenn Dokumente fehlen oder nicht korrekt sind, kann der Dokumentenbearbeiter sie an den Kreditsachbearbeiter zurücksenden, um das Problem zu beheben, bevor der Kreditantragsprozess fortgesetzt wird.
Vollständige Dokumente können in Datenbanken eingegeben werden, entweder durch manuelle Übertragung von Informationen oder durch Scannen. Dokumentenverarbeiter archivieren die Originale, verwenden das Ablagesystem des Unternehmens und stellen sicher, dass die digitale Datei Hinweise zum physischen Standort enthält, oder vernichten sie, nachdem sie rechtlich zulässige Faksimiles erstellt haben. Nachdem alle Informationen überprüft wurden, kann der Dokumentenverarbeiter sie an das System zur Verwendung durch andere Mitarbeiter freigeben. Personen können die physischen Dokumente als Referenz suchen oder die digitalen Aufzeichnungen einsehen, um Informationen zu sammeln, um Aktivitäten wie die Erstellung von Versicherungszahlungen oder die Bestätigung des Status eines Kunden bei einer Anwaltskanzlei zu unterstützen.
Dieser Job erfordert Komfort und Vertrautheit mit Ablagesystemen, dem Umgang mit sensiblem Material und der Arbeit mit Datenbanken. Einige Dokumentenverarbeiter verfügen über eine spezielle Ausbildung, um Aufgaben wie die medizinische Abrechnung und Codierung oder die vorläufige Prüfung von Hypothekenanträgen zu erledigen. Andere konzentrieren sich auf die Dateneingabe und -speicherung und benötigen möglicherweise keine besonderen Fähigkeiten. Die Möglichkeiten der Kundeninteraktion sind für einen Dokumentenbearbeiter normalerweise begrenzt, es sei denn, er hat die Aufgabe, Kunden zu kontaktieren, um sie aufzufordern, unvollständige Dokumente zu bearbeiten.
Die Arbeitsumgebung ähnelt in der Regel der der meisten Büros. Dokumentenverarbeiter können viele Stunden vor dem Computer verbringen und müssen in der Lage sein, einiges an Bücken und Heben zu bewältigen, um auf Aufzeichnungen zuzugreifen. Die Pausen sind in der Regel in den Tag strukturiert und die Arbeit kann selbstbestimmter sein, da die Mitarbeiter bei der Erledigung grundlegender Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Dokumenten nicht zu jeder Zeit eine direkte Aufsicht benötigen. Personen mit Interesse an Führungspositionen müssen möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Zertifizierungen absolvieren sowie Kompetenz und Lernbereitschaft am Arbeitsplatz unter Beweis stellen.